סקר שנערך על ידי PMI ו-PwC בחן מדדים ומדידה של פרויקטים. ניתן לקרוא אותו ברשת: מדידת מה שחשוב.
אתגר של כולנו, כאנשי PMO וכמנהלי פרויקטים הוא איך הכי טוב לדבר על מה שהצוות שלנו עשה. במאמר הנ"ל יש מענה לא רע לשאלה זו, להלן, בתמצות, המסקנות המובאות במאמר הנ"ל:
- למדוד דברים נוספים
הסקר מצביע על כך ש-10% המובילים של PMOs מודדים יותר מה-PMO הממוצע. הרבה יותר: הם נוטים לקבל 10 מדדים בממוצע לעומת 7 בלבד בסביבות עם ביצועים נמוכים יותר. מתוך 7 אלה, בדרך כלל החוקרים מצאו ש-4 היו קשורים לאותם רכיבים בסיסיים של ניהול פרויקטים: לו"ז עלות, איכות, תכולת עבודה.
המדדים האלה לא באמת אומרים לך שום דבר על איך הפרויקט הגיע לארגון או האם הפרויקט הנכון בכלל בוצע. הצלחה בעיני אינטגרציה וביצוע אסטרטגיים אינה קשורה לעתים קרובות לשאלה האם רתה מתכנס לתקציב (נקרא גם הבייסליין של התקציב, Cost Baseline)- במיוחד אם התקציב הזה השתנה במהלך הפרויקט וממילא עבר בסיס מחדש (Re Baselining) לתחזית החדשה שלך.
חברת פי. אמ. טים מפעילה את המכללה המובילה בישראל ללימודי ניהול פרויקטים- פי אמ טים אקדמי. אנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר בכל שאלה ועניין הקשורים ללימודי ההסמכה של המכללה
- הפיכת מדדים ליעילים יותר
המחקר מציין כי ישנם שני שיקולים למדדים יעילים:
- לוודא שאתה משתמש במדדים הנכונים.
- ליישם אותם כראוי.
ייתכן שהמדדים הנכונים לפרויקט אחד לא יעבדו בפרויקט אחר. שוב, אנו רואים את העובדה שניהול הפרויקט צריך להיות מותאם על מנת לקבל את התוצאות הטובות ביותר, ודיווח ה-PMO אינו שונה.
כמה מדדים שכדאי לעבוד איתם בלי קשר: האם עמדת בזמן, האם סיפקת את המצופה? אבל מדדים הקשורים לתוצאות כמו שביעות רצון לקוחות, ניהול סיכונים והשפעה תפעולית כנראה צריכים להיות מכוונים עבור כל פרויקט.
אם אינך יכול להתאים את המדידה עצמה, לפחות תן למנהלי הפרויקטים לבחור מתוך רשימה של מדדים כדי שיוכלו לבחור כיצד לדווח על הפרויקט בצורה המתאימה ביותר.
- ערבו את בעלי העניין הנכונים
מחקר PMI מראה שרק 63% מהארגונים עם PMO משתמשים בצוות PMO כחלק מהפיתוח של מדדים. מה שמעלה את השאלה: מי קובע מדידות לפרויקט אם זה לא ה-PMO?
נראה שמדובר בהנהלת ביניים, מכיוון שרק 39% מערבים את המנהלים של C-suite (הנהלה בכירה, מנכל"ים, סמנכל"ים). אני חושב שאנחנו יכולים להסיק שהספונסרים של הפרויקט או מנהליו הבכירים מחליטים איך תיראה הצלחה ומה צריך להיות מנוהל מבלי להתחבר לאסטרטגיה או מה בפועל מעשי ואפשרי למדוד כתרגול טוב (באמצעות PMO).
כאשר אתה מאמץ מדדים עבור הפרויקטים שלך, שאל מנין אלה הגיעו. האם הם חלק מסטנדרט ארגוני שנוצר על ידי ה-PMO עם מידע מתאים מבעלי עניין או שהבוס שלך פשוט אמר לך לעשות את זה?
חשוב וכדאי לערב את ה PMO ומנהלי הפרויקטים בקביעת המדדים.
- השתמש בפתרונות טכנולוגיים נוספים
המוצא האחרון ממחקר ה-PMI על מדדי PMO נוגע להגברת השימוש בטכנולוגיה כדי למדוד ביעילות. כלים מקוונים רבים עוזרים לך למדוד את ההשפעה. בין אם יש לך כלים מתקדמים לביצוע אסטרטגיה או סקר מקוון פשוט, הטכנולוגיה פותחת דלתות כדי שתוכל לאסוף נתונים באופן חוזר ומהימן כדי לעזור לנו להעריך את ההצלחה.
כלי PPM (Project Portfolio Management, כלים לניהול תיקי פרויקטים) רבים אוספים נתונים בזכות העובדה שאנו משתמשים בהם מדי יום לניהול פרויקטים ותזמון. אתה יכול לחלץ נתונים על לוחות זמנים, משאבים ותקציבים שעוזרים ליידע פרויקטים עתידיים. עם זאת, נראה שהתקציב מהווה חסם להשקעה בטכנולוגיה שתעזור לנו לעשות את עבודתנו טוב יותר. אם אתה עדיין תקוע בגיליונות אלקטרוניים, המשך לעשות שתדלנות בכוחות שיעזרו לפתרון טוב יותר!
פי.אמ.טים ממליצה לשקול Microsoft Project, שכן היא נותנת מענה יפה לניהול רב פרויקטלי.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
