האם אי פעם היית בפגישה שבה אדם אחד שלט בשיחה?
אני כן...
האדם שאני חושב עליו היה מנהל בכיר. מכובד מאוד ובחור מקסים. אבל הוא לא עשה עבודה מעשית מול לקוחות כבר הרבה זמן.
מטרת הפגישה הייתה לדון בתהליכים. האנשים שעשו את התהליכים היו שם. אבל הם לא תרמו כמו שחשבתי שהם צריכים.
לעולם לא אדע בודאות למה זה קרה אבל אני לא יכול שלא לחשוב שאדם בכיר, כריזמטי ודברן בחדר שנהנה לפתור בעיות אולי היה חלק מזה.
אולי הוא ידע יותר על התהליך ממה שנתתי לו קרדיט עליו. אולי לאחרים לא היה מה להוסיף.
לעולם לא אדע אם היינו מגיעים למסקנות שונות אם האנשים הפחות קולניים בחדר היו מדברים יותר.
לזכור פגישות מהסיבות הנכונות
בספרו, Shine: Communicate Your Way to a Brighter Career, גרי לואיס (Gerry Lewis) מדבר על איך להפוך את הפגישות שלך לבלתי נשכחות מהסיבות הנכונות.
פגישות הן הזדמנות מרכזית בעבודה להתבלט ולהטביע את חותמך. ויש המון פגישות בניהול פרויקטים.
בין אם אתה נוכח בפגישה מתוקף היותך מומחה לנושא מסוים, בין אם אתה רושם הערות, לוחץ על הכפתורים בתוכנת תמלול הפגישה או סתם שם כדי לצפות, אתה מוצג בפגישה.
ובהתאם למי עוד נמצא בחדר (וירטואלי או באופן אישי), זה עשוי להשפיע על ההרגשה שלך לגבי ההשתתפות.
פי. אמ. טים הנה חברה ישרלית מובילה לניהול פרוייקטים המפעילה את "פי. אמ. טים אקדמי" המכללה המובילה בישראל להכשרת מנהלי הפרויקטים של דור העתיד.
ההתנתקות היא אחד מארבעת חטאי הפגישות שעליהם דן לואיס בספר. האחרים הם בזבוז, איחור והתנהלות לא מסודרת. בואו נבחן את כולם:
חטא מס' 1: התנתקות (Disengagement)
לואיס מדבר בעיקר על עיסוק בטכניקות הנחייה כמוביל הישיבה. הוא מדבר על הנחת צעצועים יצירתיים על השולחן, לגרום לאנשים להסתובב ודן בתרגול טוב של שיחת ועידה.
כיצד להימנע מהתנתקויות של משתתפי הפגישות בזמן הפגישות?
חשבו איך זה להיות משתתף באחת מהפגישות שלכם. זה כיף? האם אנשים נהנים לבוא או שהם מגלגלים עיניים כשאתם שולחים זימון לעוד מפגש של קבוצת היגוי של פרויקט?
אני חושב שכאן נכנסת לתמונה תרבות המשרד. צעצועים יצירתיים על שולחן העבודה לעולם לא היו עובדים עם כמה מצוותי הפרויקט שהובלתי. היו צוחקים עליי...
אז כוונו את פעילויות השגת תשומת הלב שלכם כך שיתאימו לארגון ולפרופיל העובדים הסובבים אתכם. ואם יש לכם ספק, הביאו כיבוד או עוגה (בתוספת אפשרות ללא גלוטן).
שיטות עבודה טובות לפגישות כוללות יצירת רשימת תקשורת מינימלית ודיווח רק על חריגות (report by exception).
חטא מס' 2: בזבוז (Wastefulness)
זה המקום שבו אתה מבלה יותר מדי זמן בפגישות בלי לדבר על כלום, יותר מדי בזבוז זמן.
זה קורה כאשר הפגישה נקבעה בלו"ז אך אין על מה לשוחח. אתה יכול לקיים פגישות קבועות של צוות הפרויקט, אבל אתה לא חייב אותן אם אין על מה לדבר או שאפשר לעשות זאת בצורה אחרת, פרודוקטיבית יותר.
כיצד להימנע מישיבות מיותרות?
תחליט אם אתה באמת צריך פגישה בכלל. אם אתה יכול להשיג את אותה מטרה ללא פגישה, בטל אותה.
חטא מס' 3: התנהגות לא מסודרת (Disorderly Conduct)
"אנשים יכולים בקלות להיות מוסחים בפגישות", כותב לואיס. הוא ממשיך:
"קח בחשבון שאתה לא יודע מה יש להם בראש כשהם נכנסים. האם הם הגיעו מפגישה אינטנסיבית שבה הם היו צריכים להציג, או שרק סיימו שיחה קשה עם עמית או לקוח? האם הם עסוקים במשהו שהם עובדים עליו ורואים בפגישה שלך הפרעה ליום שלהם? כל אחד זכאי שיתרחשו לו דברים בראש. כולנו עושים. אז ככל שתהיה ברור מה בדיוק אתה רוצה מהמשתתפים במפגש, כך תהפוך ליותר יעיל ואפקטיבי”.
לואיס מצביע על קיום אג'נדה לפגישה כאחת הדרכים הקלות והטובות ביותר להימנע מהסחות דעת במהלך פגישה.
כיצד להימנע מהתנהגות לא מסודרת בפגישות?
בנוסף לסדר יום, עליך לעמוד בזמנים בפגישה. מנה שומר זמן אם אתה מתכוון להתאמץ לנהל את זה, כמו גם לנהל את הפגישה ולעדכן פרוטוקולים ש להפגישות - אתה רק אנושי, אחרי הכל.
חטא מס' 4: איחור (Lateness)
שמירת זמן באופן כללי היא נושא נוסף שלואיס מחשיב כחטא מפגש. הוא מציע לך לבנות מוניטין של זה שאתה עומד בזמן ומתחיל בזמן.
כיצד להימנע מהתחלת ישיבות באיחור?
פשוט התחל את הפגישה שלך, ללא קשר אם כל האנשים נמצאים שם או לא. אתה יכול לעבוד על חלקים בסדר היום שאינם זקוקים למאחרים בזמן שאתה מחכה לאנשים קריטיים לנקודות אחרות באג'נדה.
אני עושה את זה לעתים קרובות, בעיקר כי אם אנחנו לא מתחילים, אנחנו גם לא מסיימים בזמן ואני לא אוהב שדברים נגררים. אתה יכול כמעט תמיד לעבור על סקירת סטאטוס המשימות מהפגישה האחרון ללא כל האנשים בחדר (אם כי עדיף לבצע סקירה וכן עדכון סטאטוס למשימות עם האנשים לפני הפגישה כדי שלא תצטרך לנצל זמן ישיבה יקר כדי שכולם יוכלו לעדכן אותך).
באותה מידה, אתה יכול לבקש נקודות נוספות לדיון מהמשתתפים ולכתוב אותן עבור דיון במועד מאוחר יותר, עד שהמאחרים יגיעו.
בינתיים, שלח הודעה לעוזרים האישיים של המנהלים המאחרים, או למנהלים המאחרים עצמם, וגלו היכן הם נמצאים ומה זמן ההגעה הצפוי שלהם (עם זהירות מהכללות, אבל אלו שלא מגיעים בזמן הם לרוב אלו שיש להם רשות).
פגישות הן רע הכרחי בפרויקטים וככל שתוכלו לעשות יותר כדי לעזור לכולם להפיק את המרב מזמן הפגישה שלהם, כך ייטב.
הימנע מארבעת החטאים הללו ותהיה בדרך להייות מוכר כאחד שהישיבות בניהולו הן יעילות, ועוזרות לקדם את הפרויקט ולבצע משימות.
בהצלחה!
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
