ניהול פגישות מוצלחות אינו נושא חדש, אבל לבטח לא יהיה זה בזבוז זמן לרענן עצמנו במספר נקודות שעיקרןמכיצד לנהל פגישות בצורה הטובה ביותר.
להלן מספר הצעות שכדאי לזכור לפני, במהלך ואחרי פגישות אותן אנו מעוניינים לקיים כמנהלי הפרוייקט.
- לפני הפגישה
מַטָרָה. הגדירו לשם מה הפגישה ולמה אנו מצפים כתוצאה מכך: הסכם, אישור, תכנית עבודה וכדומה. יש להתחיל בקבלת פנים קצרה ולאחר מכן בהגדרת הנושא עצמו; זה טיעון חזק לשמור על הפוקוס!
משתתפים. מי חייב וצריך להיות במפגש? האם ינכחו בפגישה מספיק אנשים ? בהתאם לנושאים שיש לטפל בהם במהלך הפגישה, שקול להזמין לפחות חבר אחד מהתחומים או המחלקות המעורבים (בעלי עניין), כדי שאותו אדם יוכל לתקשר עם האחרים על מה שנאמר וכיצד יכול להשפיע עליהם.
אם אתה מודאג לגבי איך להתמודד עם בעלי עניין שקשה להשיג את שיתוף הפעולה שלהם, דבר איתם מראש ותכנן כיצד תיגש לנושאים שעלולים לגרום לעימות.
הודעה. אם זה אפשרי, קבע את הפגישה בהתראה של מספר ימים, כך שתיתן למשתתפים זמן לבדוק את היומנים שלהם.
הידעת? פי. אמ. טים אקדמי הוא המוסד המוביל בישראל להכשרת מנהלי פרויקטים. אלפי מנהלי פרויקטים מהחברות המובילות בישראל עברו את הכשרתם בפי. אמ. טים אקדמי
אם אתה יכול, כדאי לבקש את זמינותם באופן לא פורמלי לפני שליחת ההזמנה. זה לא ערובה כמובן אבל ההסתברות שהמשתתפים יגיעו לפגישה תהיה גדולה יותר, וגם ההסתברות שיהיה צורך לקבוע מחדש תהיה קטנה יותר.
סֵדֶר הַיוֹם. סמן את הנושאים שיש לטפל בהם במחברת שלך או/ובמצגת. הקצו זמן ספציפית לכל פריט (ותכננו שיהיה שעון בחדר הישיבות).
קחו תמיד בחשבון זמן לפגישת שאלות ותשובות, ותוכלו להשתמש במשבצת הזו כדי להתמודד ביתר קלות עם הפרעות - הזיזו כל נושא שמפריע לזרימת סדר היום לחלק של השאלות והתשובות בסוף.
תוכנית גיבוי מה אם הטכנולוגיה תיכשל? זמן הפגישה מצטמצם בחצי שעה? או שיש לך אורח ברגע האחרון? חשוב לחשוב מה יכול להשפיע על הפגישה או המצגת שלך ולהיות מוכן ללכת לכיוון אחר במידת הצורך.
זמן הפגישה. כולנו יודעים שהזמן הטוב ביותר לפגישה בה אתה מעוניין בדיון ער הוא לפני ארוחת הצהריים. אם תזמן זאת למועד מאוחר יותר, תשומת הלב של האנשים תפחת, המשתתפים יהיו עייפים יותר, לחוצים וכו'. תכנן את הפגישה שלך לשעה הטובה ביותר ביום.
לחילופין, אם יש צורך באישור זריז של אג'נדה מסוימת, בה אינך מעוניין בהתעמקות יתר, נהג הפוך- קבע את הדיון לאחר ארוחת צהריים, או בסיום יום העבודה ?.
מקום. בחר מקום או מיקום שבו כולם יכולים להגיע בזמן בצורה נוחה. שקול דרכים להגיע למקום, תאורה, רמות רעש, זמינות של מקרן או כל טכנולוגיה אחרת שאתה צריך, טלפון ועידה או חבילת ועידות וידאו וכו'.
כלי עזר והכנה. חיוני להצטייד בחומר הדרוש. בדוק את המצגת פעמיים (שתף אותה עם מישהו אחר כדי לראות אם היא ברורה וקל לעקוב אחריה).
גיבוי. שלח את המצגת שלך בדוא"ל לעצמך יחד עם כל מסמך אחר שאולי תצטרך במהלך הפגישה. שמור אותם גם על שולחן העבודה שלך, למקרה שאין לך חיבור לאינטרנט בחדר.
- במהלך הפגישה
קבלת פנים וסדר היום. התחילו בזמן, הגדירו את המטרה ואת סדר היום, אבל אל תחכו יותר מ-5 דקות למי שמאחר (כבדו את זמנם של שאר המשתתפים).
שאלות, הערות ודילוגים על נושאים. זה תמיד תקף לענות על שאלות והערות אבל אם סדר היום צפוף מדי אתה יכול להזכיר בנימוס את שתענה על השאלות והתשובות בסוף. נסו להתגמש ולזכור שפגישות אינן מונולוג ושכדאי להתייחס לנושאים מהותיים ולו בנגיעה כבר בשלב זה.
הוּמוֹר. להיות רציני היא דרך לקרוא לכבוד, אבל אם לא נשבור את הקרח, הפגישה עלולה שלא להתחיל טוב. לפעמים בדיחה חכמה מקלה על עיכול נושא קשה, עניין עדין או התוכן המורכב של המצגת שלך.
אורך. אם אתה יכול לתחום את הפגישה שלך לשעה אחת או פחות, זה נהדר, אבל אם זה מעבר לזה, התחל לקחת הפסקות של 5 או 10 דקות, תוך כדי הפגישה, כדי לשמור את כולם רעננים, תכניס את ההפסקות ללו"ז הפגישה כדי להימנע מלחץ זמן.
- לאחר הפגישה
פרוטוקול פגישה/סיכום. אשרו את השתתפותם של כל המשתתפים בעת שליחת הסיכום שכן הדבר נותן חשיבות לפגישה ומראה לכם כיבוד הזמן של המשתתפים. אתה יכול להשתמש בפורמט מוגדר מראש למשך דקות או לשלוח תקציר בדוא"ל.
על הפורמט לכלול החלטות כלשהן, רשימת המשתתפים (אלה שהשתתפו ואלו ששלחו התנצלות) ועשויה להציע תאריך לפגישה הבאה במידת הצורך.
מעקב ועדכנות. הפגישה לא מסתיימת כשכולם חוזרים לעבודה. אם יש לך מעקב מתאים ותוצאת הפגישה מועילה, אפשר לומר שהייתה לנו פגישה ממש יעילה!
קשה לקיים פגישות אפקטיביות של 100% כל הזמן, אבל עם תרגול, העצות הללו יעזרו לך ליצור הרגלים המאפשרים לך לקבל ממוצע אפקטיבי (ואמין) גבוה כאשר אתה צריך לנהל פגישה.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
