לכולנו יש תמונה מנטלית די טובה של איך נראה מקום העבודה כשפרויקט חשוב יורד מהפסים. טלפונים מצלצלים, פתקים מודבקים בכל מקום, ותחושה כללית של כאוס הגורם למתח מסוים אפילו מעצם הדמיון...

במאמר זה, נסקור כמה טריגרים פשוטים לשימוש כדי לראות אם אתה באמת יכול לבצע את כל העבודה שנמצאת ברשימת המשימות שלך.

 

איך זה מרגיש בעבודה?

האם העסק שלך חווה שינוי או הפרעה עצומים במהלך 12 החודשים האחרונים?

אם כן, ייתכן שאתה מתקשה לעמוד בקצב יעדי הפרויקט שלך, מה שמוביל לכאוס מוחלט על בסיס יומיומי. אם זה המקרה, יתכן ואחד מהבאים קורה:

חברת פי. אמ. טים מפעילה את המוסד המוביל בישראל ללימודי ניהול פרויקטים- פי. אמ טים אקדמי. אם גם אתם מעוניינים לשדרג את יכולותיכם ועתידכם המקצועי באמצעות הכשרה כמנהלי פרויקטים- צרו עמנו קשר

האם אתה מאורגן מספיק?

ראשית, אולי אתה פשוט לא מאורגן מספיק כדי להתמודד עם הגידול באחריות. זה לא אומר שאתה לא יכול להיות מאורגן; זה פשוט אומר שיש לך עבודה לעשות בזירה הזו.

אתה עושה יותר מדי?

האפשרות האחרת עשויה להיות קשה יותר לתקן. יש סיכוי טוב שנגסת יותר ממה שאתה יכול ללעוס כרגע.

מחקרים מראים שרק 2.5 אחוז מהחברות משלימות 100 אחוז מהפרויקטים שלהן, שתוכננו לשנה נתונה, כך שאתה יכול להיות בטוח שאתה לא לבד. עם זאת, אם זו הבעיה, והיא יוצרת כאוס במשרד שלך, תצטרך פתרון, ומהיר.

שלב 1: סקור את תהליך העבודה הנוכחי שלך

הסתכל על תהליך העבודה הנוכחי שלך. האם אתה יודע היכן נמצא כל פרויקט? האם תוכל למנות במהירות ובתמציתיות את השלב המסוים בו המצא הפרויקט, מי מטפל במשימות והיכן יהיה הפרויקט מחר?

שקיפות חיונית בניהול פרויקטים. לא רק שלמנהל הפרויקט צריך להיות מושג באיזה שלב נמצא כל פרויקט ומי אחראי על העבודה, אלא שגם מנהלים המעורבים בפרויקט צריכים להיות מודעים למקום בו הפרויקט עומד ולקצב ההתקדמות הכללי.

אם אתה יכול לשים את האצבע על המידע שלמעלה אבל עדיין מרגיש שאתה מפגר, ייתכן שיש לך יעדים מתוכננים שפשוט אי אפשר להגיע אליהם.

שלב 2: בדוק מועדים (היה מציאותי)

לגלות שלקחת על עצמך יותר ממה שהחברה שלך יכולה להתמודד הוא אירוע מפכח. איך אפשר לאכזב לקוחות על ידי הארכת תאריכי אספקה? מי יבין כשתפספס את המועדים שלך?

למרבה הצער, יש מקרים שבהם אתה צריך לצמצם או שכל החברה שלך תיפול לכאוס. ברגע שאתה מפגר בפרויקט אחד, השאר יבואו בעקבותיו.

קבע מחדש את מועד העבודה…

בהנחה שיש לך תוכנית לניהול פרויקטים, צלול לתוך התוכנית שלך כדי לראות כמה קל יכול להיות סידור מחדש של מטלות. זה חשוב במיוחד אם הצוות (או חברים מסוימים בו) מרגישים שלוח הזמנים של הפרויקט אינו מציאותי.

אם השינוי של תאריך או שניים עבור צוות אחד פותר את הבעיה, הצלחת! בפרויקטים עתידיים קח בחשבון את הקשיים שליוו אותך בפרויקט הזה (הפקת לקחים!) ושקלל אותם באומדן עלויות או במשך הזמן המתוכנן לפרויקט מראש.

...או לעשות תכנון יסודי מחדש

אם אתה רואה שעמידה בזמנים היא בלתי אפשרית עבור כל המעורבים, ייתכן שתצטרך לחשוב מחדש על האסטרטגיה שלך.

האם ניתן לפצל את הצוותים שלך לקבוצות קטנות יותר? אולי שני אנשים יכולים לסיים את המשימות בקלות כמו שארבעה יכלו. אם כן, צור צוות נוסף, הפרד את הפרויקטים ולאחר מכן עבד וחשב מחדש את המועדים כדי לבצע את כל המשימות בו-זמנית.

אמנם ייתכן שלעובדים אין תמיכה של חברי צוות נוספים בצדם, עדיין יש להם את אותו כמות זמן פנויה להשלמת משימה.

שלב 3: תעדוף הפרויקטים

אם אין לך כוח אדם ליצור צוותים חדשים, מצא אותו בצורה יצירתית.

שינוי הוא אף פעם לא קל, אבל אתה יכול להצליח. למד כיצד לתעדף פרויקטים ולהשאיר את הפחות חשוב לסוף. אלו עשויות להיות המשימות מלקוחות שלא מספקים משוב בזמן בכל מקרה, לקוחות שמאחרים באופן עקבי עם מידע הכרחי עבור הפרויקטים שלך, או משימות שיש להן החזר נמוך על ההשקעה (ROI נמוך, במונחי תוצר או תפוקות).

 

תקשורת בין אישית כפתח להצלחה

הדרך היחידה לקצץ בפרויקטים מבלי לטרפד את התוצאה הסופית היא באמצעות תקשורת נהדרת. אם אדם אחד לא יקבל את התזכיר על עצירה, תקבל תוצאות מעורבות עבור הפרויקטים שעדיין פועלים.

תוכנת ניהול פרויקטים, כגוןMicrosoft Project ,  (אלעד- שמור על הלינק הזה בבקשה) היא דרך מצוינת להשאיר את כולם מעודכנים, מכיוון שניתן לשנות מטלות ותלות בתוך התוכנית בהתראה של רגע. כאשר חברי הצוות מגיעים לעבודה ורואים רשימה חדשה של משימות, יש להם את המידע הדרוש להם כדי להמשיך את היום שלהם.

כדי לחזק את הצחויבות לתוכנית ניהול הפרויקטים שלך, שקול לשלוח הודעות לכל המעורבים או, יותר טוב, אסוף אותם יחד כדי שיוכל לתקיים דיון מועיל ותכנן את תוכנית הפרויקט יחד עם צוות הפרויקט שלך. שיתוף של צוות הפרויקט בהקמת תוכנית הפרויקט יוצרת תוכנית פרויקט טובה ומציאותית יותר שכן אתה נהנה מניסיונם ומקצועיותם של הצוות וגם...מחויבות של צוות הפרויקט לתוכנית הפרויקט, אותה עזרו להקים. זו לא "הנחתה" של ההנהלה...

לעובדים שלך אולי יהיו כמה רעיונות נהדרים שיעזרו לשמור על הכל על המסלול ללא צורך בעצירה מאסיבית בתהליך ביצוע הפרויקט.

יש צורך בשקיפות, ארגון, תקשורת פרויקטים וגישה שיטתית כדי לשמור על הפרויקטים שלך במשימה. אם אתה מבין שהגזמת, אל תיבהל. החל את אותם עקרונות על תוכנית הארגון מחדש שלך, ותעבור ללא פגע.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד

 מאמר זה נכתב ע"י

       דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
       מנכ"ל ומנהל פרויקטים