מאמר זה עוסק במשולש הכישורים של מנהל פרויקט. ארגון ה-® PMI פרסם את מהדורה 6 של מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים (® PMBOK ) ובו הושם דגש מיוחד על משולש הכישורים הנדרש למנהל פרויקט, PMI ® Talent Triangle (כל הזכויות שמורות לארגון ה-® PMI ).
ארגון ה-® PMI גורס שסט הכישורים החשוב ביותר למנהל פרויקט, לפי מחקרים שערך, נמצא ב-3 תחומים עיקריים:
• ניהול פרויקטים טכני (Technical project management)
• ניהול אסטרטגי ועסקי (Strategic and business management)
• מנהיגות (Leadership)
במאמר זה אציג את הגישה הנ"ל עם תוספות והדגשים מניסיוני האישי, כמו גם התאמה למציאות הישראלית.
כישורים טכניים לניהול הפרויקט (Technical project management skills) הינה מומחיות אישית בתחום הרלוונטי של הפרויקט וכן היכולת למצוא אחרים עם המומחיות הנדרשת. מנהל פרויקט בעל הכישורים הטכניים לניהול הפרויקט יתמקד בהיבטים הטכניים הקריטיים לניהול הפרויקט, כאשר בגישת ה® PMI ההיבטים הטכניים הללו מתייחסים להגדרת קריטריוני ההצלחה של הפרויקט, ללו"ז של הפרויקט, יומן הסוגיות לטיפול בפרויקט וכיו"ב. וזאת חוץ ממה שברור לנו כמנהלי פרויקטים, כהבנה שנדרשת בתחום הפרויקט - תוכנה, הנדסה אזרחית, חשמל וכיו"ב, לא להתבלבל...,ההיבטים טכניים כוללים בעיקר (אך לא רק) תוצרים מוכנים מראש לשימוש בהתייחס לאלמנטים הטכניים המרכזיים של הפרויקט, כלשון ה PMI ®, כגון:
- קריטריוני הצלחה קריטיים לפרויקט (Critical success factors for the project)
- לו"ז הפרויקט (Project schedule)
- דוחות פיננסיים (Selected financial reports)
- יומן סוגיות (Issue log)
- סט כלים מסורתיים (Traditional) ואג'יליים (Agile), שהותאמו לאופי הפרויקט
מנהל פרויקט בעל כישורים טכניים יפנה זמן לתכנון מדוקדק של הפרויקט וינהל בקפידה את האלמנטים של הפרויקט (Project elements) כגון לו"ז, עלות, משאבים, סיכונים, שכן ה PMI ® רואה את מנהל הפרויקט בעל הכישורים הטכניים כאינטגרטור שמבין ומוביל את כל האלמנטים הטכניים הנ"ל ומשלב אותם, וזו מומחיותו, כמו גם ניסיונו.
כישורים לניהול אסטרטגי ועסקי (Strategic and business management) הינה היכולת לראות את התמונה הגדולה הנוגעת למטרות האסטרטגיות והעיסקיות של הארגון, היכולת להוביל (כולל מו"מ) בנוגע לכך וליישם החלטות ופעולות התומכות במטרות האסטרטגיות והעסקיות של הארגון, כולל לעיתים הובלת חדשנות ויצירת מומחיות בתעשייה הנדרשת.
למנהל הפרויקט בעל הכישורים לניהול אסטרטגי ועסקי צריכה להיות היכולת להסביר לאחרים את ההיבטים העסקיים החיוניים של הפרויקט, לעבוד יחד עם הספונסר של הפרויקט, כמו גם עם צוות הפרויקט ומומחי התוכן של הפרויקט (SME’s - Subject Matter Experts), על מנת להכין אסטרטגיה מתאימה למסירת הפרויקט – Project delivery strategy, וליישם את האסטרטגיה הזו בדרך שתועיל בצורה עסקית מקסימלית לארגון – Maximizing the business value of the project.
על מנת לקבל את ההחלטות האסטרטגיות הטובות ביותר עבור הארגון, הכרחי שמנהל הפרויקט, בעל הכישורים האסטרטגים והעסקיים, יחפש, יכיר ויתייעץ עם מנהלי התפעול ויתחשב במומחיותם, שכן הם אלו היודעים כיצד העבודה מבוצעת בפועל בארגון וכיצד עבודת הפרויקט תשפיע על העבודה השוטפת.
מנהל הפרויקט בעל הכישורים האסטרטגים והעסקיים צריך להתמצא לפחות בנושאים הארגוניים הבאים על מנת להסבירם לאחרים:
- אסטרטגיה
- מהי המשימה (רמת על)
- יעדים ומטרות
- מוצרים ושירותים של הארגון
- היבטים תפעוליים של הארגון, כגון מיקום, טכנולוגיה וכו'
- השוק/שווקים הרלוונטיים והתנאים בהם
- תחרות
עליו ליישם את הנ"ל לרמת הפרויקט בצורה שתשרת, באופן המיטבי, את האינטרסים האסטרטגים והעסקיים של הארגון, כולל קביעת פקטורים עסקיים (Business factors) על פיהם הפרויקט יימדד. ייתכן שמנהל הפרויקט בעל הכישורים האסטרטגיים והעסקיים יכניס פקטורים עסקיים כחלק ממדדי ההצלחה של הפרויקט (Project success factors).
כישורי מנהיגות (Leadership) הם היכולת להוביל, להנחות, להניע ולספק מוטיבציה ודרייב לצוות הפרויקט. בד"כ אלו כישורים שהינם חלק אינטגרלי מהאופי של מנהל הפרויקט, אך ניתן לעבוד עליהם ולפתחם.
כישורי מנהיגות, בהיבט של ניהול פרויקט, כוללים בד"כ יכולות של מו"מ, תקשורת, פתרון קונפליקטים, עמידות וכישורים בינאישיים. כישורים אלה נקראים בעולם הניהול "מיומנויות רכות" (Soft skills), כי בסופו של דבר מדובר בניהול והנעה של אנשים עבור הפרויקט.
ניהול פרויקט הוא יותר מעבודה עם מספרים, גלופות, דוחות, גרפים ומערכות מחשב - שכן המכנה המשותף לניהול פרויקטים הוא האנשים שמבצעים אותם ולכן כישורי מנהיגות הינם הכרח להובלה מוצלחת של פרויקט בארגון. אי לכך, במשולש הכישורים מיקמתי את המימד הזה בבסיס המשולש.
כישורי המנהיגות הכרחיים הן לניהול צוות הפרויקט והן לעבודה בשיתוף פעולה עם בעלי העניין של הפרויקט, גם אם אינם חלק מצוות הפרויקט, בהם יכולים להימנות הספונסר או ועדת ההיגוי.
מנהיגות וניהול הם היכולת לגרום לדברים להתבצע, כאשר רבים מכישורי המנהיגות כרוכים ביכולת להתמודד עם פוליטיקה, להבין כיצד הארגון עובד ומה מניע אנשים וליישם זאת לטובת הפרויקט. בל נשכח שהמנהיגים המוצלחים הם אנשים של אנשים - אכפתיים, בעלי יושרה, תקשורת מצוינת, יכולת שכנוע, חמים, בעלי גמישות מצבית, בעלי יכולת תיעדוף בתנאים משתנים ובעלי חוש הומור.
מחקרים מראים שהאיכויות והכישורים של מנהיג כוללים לרוב , בין היתר (אך לא רק), את הנקודות הבאות:
- בעל חזון
- אופטימי וחיובי
- משתף פעולה
- מנהל מערכות יחסים ומנהל קונפליקטים ע"י בניית אמון, הספקת מענה לדאגות, חיפוש קונצנזוס, איזון בין מטרות מתחרות, יישום אסטרטגיות של מו"מ, שכנוע ופשרות, פיתוח ותחזוקת מערכת קשרים אישית ומקצועית, יישום השקפה שמערכות יחסים ארוכות טווח חשובות לא פחות מהפרויקט, מהירות תפיסה בהתייחס לפוליטיקה ארגונית
- משקיע זמן רב בתקשורת (מחקרים מראים שמנהלי פרויקטים משקיעים בממוצע מעל 90% מזמנם בתקשורת), כולל ניהול ציפיות, קבלת פידבקים עם גישה חיובית וברצון, הספקת משוב ענייני ובונה, שאילת שאלות והאזנה
- מכבד את האחר, ענייני, חברותי, חביב, ישיר ופועל בכנות, ניתן לתת בו אמון (Trustworthy), נאמן ואתי
- מספק דוגמא אישית בהתנהלותו, מתנהל בצורה אתית, עם יושרה (Integrity), רגיש תרבותית, אמיץ, טיפוס של פותר בעיות (Problem solver) והחלטי
- לומד כל הזמן ובעל אוריינטציה מכוונת תוצאות ומעשים
- ברמה התפעולית - מבצע תיעדוף מתמיד של עבודה בהתאם לתנאים משתנים, מסוגל להבדיל ולתעדף בין מטרות אסטרטגיות חשובות לשאר הצרכים, שומר על עירנות בהתייחס לאילוצי הפרויקט (תקציב, לו"ז), שומר על גמישות בהתייחס לתיעדוף הטקטי של הפרויקט
- בעל ראייה הוליסטית ועקבית בהתייחס לפרויקט, תוך כדי לקיחה בחשבון של גורמים פנימיים וחיצוניים
- בעל יכולת לבצע חשיבה קריטית (Critical thinking) - למשל ביצוע הכרחי של ניתוח נתונים, טכניקות אנליטיות וכיו"ב, לצורך קבלת החלטות חשובות, ורואה בעצמו סוכן שינוי (Change agent)
- בעל יכולת לבניית צוות אפקטיבי, בעל תודעת שירות גבוהה
- בעל חוש הומור ויכולת להתבדח ולכייף עם חברי צוות הפרויקט
לסיום, בעולם התחרותי והמתפתח של ימנו ישנן עדויות מחקריות שכישורי ניהול טכניים, שהיוו תמיד את הליבה לניהול פרויקטים - אינם מספיקים כיום לצורך ניהול פרויקטים (Project management), תכניות פרויקטים (Program management) ותיקי פרויקטים (Portfolio management) באופן מוצלח, ישנו צורך גם בכישורים לניהול אסטרטגי ועסקי ובכישורי מנהיגות, עובדה המאתגרת אותנו כמנהלי פרויקטים - להתפתח!
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד. התואר "מנהל פרויקט" מתייחס גם הוא לנשים וגברים כאחד.
