פרויקט חדש נכנס לארגון ויש צורך לבצע תכנון לבדיקת היתכנות ראשונית ואספקת מידע להנהלת החברה לצורך קבלת החלטות. אין לך הרבה זמן ויש דרישה לספק תוצאות ראשונות באופן מהיר אך גם איכותי. לעיתים אף יש צורך לבנות לו"ז למגה פרויקט תוך שבועיים. הגיע הזמן ללמוד תכנון מהיר ב- 4 שלבים לצורך הצגת לו"ז ראשוני (draft) לפרויקט.
שלב 1 – WBS בשתי רמות
שמו השני של שלב זה הוא שלב ה-"מה?" עליך להחליט ולרשום את הפעילויות הדרושות על מנת לסיים את הפרויקט בזמן, אך אל תשכח כי אין לך הרבה זמן כדי לייצר לו"ז ראשוני. אל דאגה, ה- WBS – Work Breakdown Structure)/מבנה תכולת העבודה) בא לעזרתך! אין צורך לצלול יותר מידי עבור השלב ההתחלתי וניתן להסתפק בחלוקה לשתי רמות תכנון. יתכן שתכנון של שתי רמות אומנם אינה מפורטת דיה אך שמירה על עקרון זה בשלב הנוכחי יחסוך לך המון זמן מאשר החלופה לצלול לפרטים. תוכל לרשום בהערות עבור כל ערסל (פעילות מסכמת) או עבור כל שורה מה היא כוללת על מנת שלא לפספס תכולה בשלב תכנון מתקדם יותר.
מהיכן עליך לקחת את המידע לפעילויות הדרושות? לא חסרים מקומות – החל מחוזה מול הספק/לקוח, דרך מסמך הייזום, מסמך התכולה ופגישות עם בעלי עניין (כולל מומחי תוכן) ועד לשרטוטים של הפרויקט או של התהליכים שבו, במידה וישנם.
שלב 2 – לוגיקה
שמו השני של שלב זה נקרא שלב ה- "איך?" הכוונה כמובן היא באיזה סדר עלינו לבצע את הפעילויות בפרויקט. כאן ההמלצה היא חד משמעית – keep it simple. לרוב, קשרים של Finish to Start או Start to Start יעשו את העבודה בצורה מעולה. קח בחשבון שסוג הקשרים שתבחר והפעילויות שתבחר לקשר ישפיעו באון ישיר ומהותי את הצורה בה ינוהל הפרויקט ועל תאריך הסיום שלו. מאין תדע מה סדר הביצוע הלוגי של פעילויות הפרויקט? גם כאן תוכל להיעזר במגוון כלים ושיטות שידך משגת – ניסיון שלך מפרויקטים אחרים או דומים, מומחים בתחום, חוזה פרויקט היכול לציין תאריכים של אבני דרך או תאריכים רצויים לסיום פעילויות ועוד.
שלב 3 – משאבים
שלב ה-"מי?" יכול לומר לך בהמשך האם יש לך מספיק אנשי מקצוע על מנת לסיים את הפרויקט בזמן. בשלב זה תוכל לרדת לפרטים, לרשום וליישם משאבים עד העובד האחרון או לחילופין תוכל לרשום משאבים בצורה גנרית (לדוגמא: מהנדס, פועל, או מאפיין, מפתח). הזן לתוכנת ניהול הפרויקטים בה אתה משתמש את רשימת המשאבים הזמינים לך (שים לב להבדל המהותי מ-כמות משאבים דרושים) לביצוע פעילויות הפרויקט שרשמת בשלב 1 ושייך את המשאבים בכמות הנדרשת לפעילויות.
שלב 4 - משכים
אתה כבר לקראת סיום התכנון הראשוני וכל מה שנותר לך הוא להעריך זמני ביצוע בשלב ה-"כמה?". הערכת זמני הביצוע יקבעו ביחד עם הקשרים שיישמת בשלב 2 את תאריך סיום הפרויקט. כדאי שיחידות הזמן (שעות, ימים, שבועות, חודשים) שתבחר יהיו עקביים ותואמים לסוג ואופי הפרויקט. הערכת הזמן יכולה להתבצע במספר אפשרויות כגון: חוות דעת מומחים, ניסיון עבר / פרויקטים דומים, הערכה פרמטרית, שיטות סטוכסטיות (לדוגמא PERT) ועוד.
מה בהמשך?
לאחר הגשת ואישור הלו"ז הראשוני (draft), קיים הצורך לבצע תכנון מפורט של לו"ז הפרויקט על כל מרכיביו וזאת על מנת להגיע לתוצאות איכותיות ומדויקות יותר. התכנון המפורט טומן בחובו השקעה של עבודה רבה, להלן חלק מהפעולות שיהיה עליך לבצע:
• פירוק ה- WBS ליותר רמות עומק (לפי הצורך)
• הערכת משכים מדויקת יותר
• השמת משאבים פרטנית יותר
• בדיקת עומסים והחלקת משאבים
• יישום אילוצים (constraints)
• יישום לוח עבודה לפרויקט
• בדיקת הנתיב הקריטי וביצוע אופטימיזציות ועוד...
חברת P.M. Team Ltd מתמחה בבנייה, עדכון ובקרת תכולות עבודה ולו"ז אינטגרטיבי לפרויקטים מורכבים ובשילוב של כלי תכנון ובקרה לניהול פרויקטים: MS Project / Project Server, Clarizen ו- Primavera בהתאם לצרכי הארגון, , כולל אפיון ופיתוח כלי עזר שאינם במסגרת יכולות מוצר המדף.
בהצלחה,
יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
