עבודת תכנון ובקרת פרויקטים (PMO) בסביבה מרובת פרויקטים הינה משימה לא פשוטה ולעיתים אף מורכבת.
כיצד עליי לעקוב אחר המתבצע בפרויקטים? כיצד ניתן למדוד עמידה בלוחות הזמנים של כל הפרויקטים במקביל וביצוע כל תכולות העבודה? האם הכמות הגדולה של הפרויקטים אמורה לפגום באיכות התכנון והבקרה בכל פרויקט ופרויקט?
אלו רק חלק מהשאלות הרבות שעומדות בפני PMO ומנהל לוחות זמנים בסביבת עבודה מרובת פרויקטים.

עבודת תכנון ובקרת פרויקטים ((PMO בסביבה מרובת פרויקטים הינה משימה לא פשוטה ולעיתים אף מורכבת, בייחוד כאשר מדובר בפרויקטים גדולים עם מנהלי פרויקטים רבים, מספר צוותי עובדים, תכולות עבודה מגוונות ללקוחות שונים עם דרישות ותפיסות עולם משתנות. בתוספת של מיקום גיאוגרפי מרוחק בין פרויקט לפרויקט, נראה שמשימת המעקב והבקרה הופכת לכמעט בלתי אפשרית.
כיצד עליי לעקוב אחר המתבצע בפרויקטים? כיצד ניתן למדוד עמידה בלוחות הזמנים של כל הפרויקטים במקביל וביצוע כל תכולות העבודה? כיצד ניתן למדוד עמידה בתקציבים ובתזרימים של כל הפרויקטים המקביל? האם הכמות הגדולה של הפרויקטים אמורה לפגום באיכות התכנון והבקרה בכל פרויקט ופרויקט? האם הפרויקטים עומדים בתכולה העבודה מבלי להתפשר על איכות עבודה גבוהה? האם הם חורגים מהתקציב ומכמות המשאבים שהוקצו לפרויקט? איך לחלק את שעות העבודה שלי בין כל הפרויקטים הרבים והמרוחקים?
אלו רק חלק מהשאלות הרבות שעומדות בפני PMO ומנהל לוחות זמנים בסביבת עבודה מרובת פרויקטים.
בעזרת כמה כלים ושיטות שאפרט בהמשך, ניתן להתגבר על הקשיים והמכשולים ולהפוך את הסיטואציה המורכבת לפשוטה וקלה יותר למעקב שוטף ובקרה וזאת מבלי להתפשר על איכות הבקרה ואספקה של תוכניות לוחות זמנים עדכניות המשקפות את הנעשה בשטח עבור מנהלי הפרויקטים, הלקוחות וההנהלה הבכירה.

שלבי העבודה
כעבודת הכנה, ניתן לבצע מספר שלבים כדי ליישר קו ולקראת בקרה של הפרויקטים:

• על הארגון לבצע רישום של כל הפרויקטים אותם הוא מנהל. כל פרויקט יקבל סיווג לפי פרמטרים ידועים כגון: לפי גודל, היקף הפעילות, תקציב הפרויקט, דרגת החשיבות שלו לארגון, סוג הלקוח, זמני הביצוע החוזיים וכדומה.
• באמצעות הנהלת החברה, יחד עם המשרד לניהול פרויקטים- PMO, יש לדרג סדר עדיפויות בין הפרויקטים על מנת לקבל החלטה אילו פרויקטים יכנסו תחת מטריית הבקרה שלנו, תחילה. את ביצוע סדר העדיפויות בין הפרויקטים וקביעת החשיבות והדחיפות אפשר לבצע לפי השוואה של הקריטריונים שהוזכרו לעיל ולפי משקלים.
  הפרויקטים בעלי הציון הגבוה ביותר יקבלו בקרה תכופה ואדוקה יותר מאשר הפרויקטים בעלי הציון הנמוך ואף יתכן שיוחלט כי פרויקטים מסוימים לא יהיו תחת מטריית הבקרה.
• כעת, יש להגדיר את אנשי הקשר (Points Of Contact-POC) בכל פרויקט ופרויקט, בעיקר לקוחות, מנהל הפרויקט, מנהל העבודה ובעלי תפקידים חשובים בפרויקט. רצוי לרשום את מספרי הטלפון, כתובות דוא"ל ואמצעי תקשורת נוספים.
• לצורך יעילות העבודה, כאשר מדובר בהגעה לאתרי לקוח, חשוב למיין את הפרויקטים לפי מיקומם הגיאוגרפי, כאשר פרויקטים הקרובים פיזית האחד לשני יקבלו ביקור באותו היום בשבוע.
  בנוסף יש לקבוע ימים קבועים בשבוע ככל הניתן לביקורים באתרים על מנת שהצוותים והמנהלים יתרגלו לסבב שבועי קבוע ולעבודה מחזורית וקבועה עם איש/אשת ה PMO, מניסיון- זה מייעל ומשפר את עבודת התכנון והבקרה הפרויקטאלית. חשוב לנסות לחלק את עוגת הזמן באופן נכון וזאת על מנת לתעל את הזמן שיש ברשותנו ולקצר את זמני השהייה בדרכים.
• חשוב מאוד: יש להשאיר מספר שעות שבועיות חופשיות באופן קבוע (כ-10% מהשעות השבועיות) עבור פגישות לא מתוכננות, זמן להפקת דוחות, למידת פרויקטים חדשים, סגירת פרויקטים שהסתיימו וכו'.

כעת כשיש בידינו את טבלת הפרויקטים הארגוניים מוכנה. נשאלת השאלה האם בכל זאת ניתן להקיף את כל הפעילות בפרויקטים הרבים במידה כזו שתשביע את רצון הלקוחות והמנהלים ותיתן מעטפת מספקת של בקרה?
על מנת להקטין את הסיכוי ל"פספוסים" ואי קבלת מידע חשוב וקריטי לבקרת הפרויקטים,יש לבצע פעולות נוספות להגברת השליטה על המתרחש:
יש לבנות "קואליציה" של קולגות לעבודה. הכוונה היא לאנשים שניתן לסמוך על המידע שמתקבל מהם שיהיה איכותי ומדויק, אנשים בעלי אינטרס משותף שהפרויקט יצליח להשיג את מטרותיו, בין אם מדובר במנהל הפרויקט, מנהל העבודה, אנשי צוות או לעתים גם הלקוח עצמו. בכל פרויקט ישנם אנשים כאלו, ול-PMO טוב יש את החושים והאינטואיציה לזהותם, כאשר בעזרת יחסי אנוש טובים, ניתן להתחבר אליהם ולקבל מהם מידע גם ב"שלט רחוק" באמצעות שיחות טלפון או אימיילים.
הכישורים והתכונות שאותם צריך PMO / מנהל שליטה ובקרה (שו"ב) / מנהל לוחות זמנים על מנת להקל על מלאכת הבקרה ולבצעה באופן שוטף יעיל ונכון הם בעיקר יכולת תקשורתיות גבוהה - לדעת להקשיב, לסנן את המידע הפחות חשוב ולדעת כיצד לדלות את המידע החשוב לנו על ידי הכוונה והובלה של השיחה למקומות ולנקודות הקריטיות בפרויקט, לדעת כיצד להתחבר לאנשים הנכונים באמצעות תקשורת טובה והסברה שתפקידנו הוא לא לבקר לרעה את ההתנהלות בפרויקט אלא לתת כלי עזר ותמיכה למנהל הפרויקט ולסביבת הפרויקט.
אומרים שנהג מונית, ספר ופדיקוריסטית הם "חצי פסיכולוגים". המשפט הזה תופס גם לגבי PMO, שכן הוא צריך להקשיב ולקבל דיווח על הבעיות שיש בפרויקט, לעתים גם בעיות אישיות של עובדים ומנהלים ובעזרת תקשורת טובה בשילוב של כריזמטיות וניסיון, ניתן לייעץ ולעזור בפתרון הבעיות ובכך "לקנות" לך לקוחות קבועים ונאמנים.
קיימים מגוון כלים, אותם ניתן ליישם לעזרה בבקרה אחר הפרויקטים בצורה מרוכזת ושוטפת. להלן חלק מהם בהם השתמשתי.
כלים ברמת כלל הפרויקטים
1. טבלת "סטאטוס פרויקטים" מרכזית
טבלה המסכמת את הפעילות של כל הפרויקטים שתחת "מטריית" התכנון והבקרה השוטפת של ה-PMO.

2. תרשימי סטאטוס פרויקטים:

3. תצוגת פורטפוליו פרויקטים
התצוגה מאחדת מידע ומסוגלת להציג את התמונה כללית. חשוב לשמור "Base line" בתוכנת ה-MS PROJECT כשיש הסכמה ואישור של כל הצדדים.

כלים ברמת הפרויקט הבודד
4. השוואת תכנון מול ביצוע % התקדמות

5. השוואה עלויות / עמידה בתקציב – תכנון מול ביצוע:

6. דוחות "תכנון מול בצוע" לאבני דרך ו/או פעילויות מרכזיות בפרויקט
דוחות המשווים בין התכנון בתחילת הפרויקט או במהלכו, לעומת הביצוע בפועל . את הנתונים ניתן לגזור מתוך "אבני הדרך" והפעולות מתוך תוכניות לוחות הזמנים.

7. תיעוד בעיות ואיחורים
במידה וישנם בעיות ואיחורים בהשלמת משימות במועדן (במיוחד משימות שבנתיב הקריטי) חשוב לתעד זאת בתכתובות הפרויקט וכן במקום מרכזי "איחורים" מסכמות. בטבלת זו יש לרשום את המיקום/הפעילות אליה האיחור משויך, סיבת העיכוב, השפעתו על הפרויקט ואת זמני האיחור.

בהצלחה,

רפי קידר, PMO

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
חברת P.M.Team Ltd