רבים שואלים אותי מה ההבדל בין עבודה (Work) לבין משך (Duration) ומה זה בכלל Fixed Units או מתי עליהם להשתמש בכל אחת מהאפשרויות האלה? תוכנת ה- Project מאפשרת צורות רבות של עבודה והגדרות ובין היתר את האפשרות לקבוע את סוג המשימה (Task Type). על מנת להסביר כיצד עובד מנגנון העבודה ב- MS Project יש צורך להתחיל במספר הגדרות.
Work – כמות העבודה, בשעות אדם, הדרושות להשלמת פעילות.
לדוגמא: כתיבת 100 שורות קוד ייקחו למשאב מסוג מתכנת 8 שעות.
Units – כמות המשאבים ו/או אחוז הזמן של המשאב בו הוא יוקצה לפעילות
לדוגמא: בודק תוכנה יקדיש 50% מזמנו לבדוק את שורות הקוד
Duration – הזמן הכולל (מתאריך ועד תאריך, ללא ימים חריגים) של הפעילות.
לדוגמא: המתכנת ישלים את כתיבת 100 שורות הקוד ביומיים.
ניתן לחשוב על פעילות כבעלת 3 מאפיינים – מאפיין המשך שייקח לבצע אותה, כמות השעות שיושקעו לביצוע וכמות יחידות המשאב. את 3 המאפיינים האלה ניתן לתאר בצורה הבאה על משולש שווה צלעות:
אם נעסוק קצת במתמטיקה אז הנוסחה הבאה מתארת את הקשר בין 3 הפרמטרים: Duration=Work/Units
לצורך ההמחשה: אם משאב מבצע מאמץ של 8 שעות אך רק ב-50% מהזמן שלו (ההנחה היא שיום עבודה הוא 8 שעות) אז בסה"כ ייקחו לו יומיים כדי לסיים את הפעילות.
Duration = 8/0.5 = 2 days
אז מה הכוונה ב- Fixed Work / Fixed Duration / Fixed Units?
כמו בהנדסה – כאשר צלע אחת היא קבועה וצלע שנייה משתנה (מתקצרת או מתארכת), אז בהכרח חייב להיות שינוי בצלע השלישית.
עבור כל משימה ניתן להגדיר את הסוג שלה (ברירת המחדל זה Fixed Units) תחת מאפייני הפעילות:
בואו נראה דוגמא מה קורה כאשר אנחנו מקבעים את אחד מהפרמטרים.
הסיטואציה:
בניית אתר אינטרנט מוערכת במאמץ של 16 שעות (8 שעות יומיות) למשך יומיים כאשר משאב יחיד מבצע את הפעילות וסוג הפעילות: Fixed Units
אם משך (Duration) הפעילות יגדל ל-3 ימים אז שעות העבודה המוקצות למאמץ יגדלו ויהיו 24:
אם יחול שינוי בשעות, למשל כמות השעות תשתנה ל-8 במקום 16, משך הפעילות יתקצר ליום אחד בלבד:
עיקרון הפעולה נשמר והוא זהה במצבים בהם הנכם מגדירים פעילות כ- Fixed Duration או Fixed Work.
להלן פירוט של המצבים:
ומה זה אומר Effort Driven?
פשוט – כאשר משימה מסומנת באופציה זו, משך הפעילות יקטן או יגדל כאשר מוסיפים או מורידים משאב מהפעילות בהתאם.
מתי נשתמש בכל אחת מהאפשרויות? הכל תלוי בנסיבות.
Fixed Work – כאשר העבודה תלויה רק בכמות השעות. אם חשוב לכם שעות האדם הנחוצות לפעילות אז זו האופציה העדיפה.
Fixed Duration – כאשר אין לכם שימוש במשאבים או כשאר המשאבים וכמות השעות אינם גורמים שמשפיעים על משך הפעילות.
Fixed Units – כאשר כמות המשאבים הוא גורם משתנה ומגביל
בהצלחה!
לחברת P.M. Team מומחי Ms-Project המנוסים בבנייה, עדכון ובקרת לו"ז לפרויקטים מורכבים ובשילוב מחוונים גראפיים ותצוגות מותאמות אישית בהתאם לצרכי הלקוח.
למעוניינים לרכוש יכולות מקצועיות נוספות לניהול פרויקטים, ניתן לפנות לדן ברזילי, 052-5259968,
כותב המאמר:
יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
