כנראה שמעת על ניהול רזה- Lean Management, אבל במידה שלא- אל דאגה!, מאמר זה יסביר את עקרונות הבסיס, שהפכו את שיטת הניהול הרזה לכלי ניהול אוניברסאלי, בתהליכי ניהול עסקיים, בתהליכי פיתוח מוצר, מהגדרת המוצר, דרך הייצור ועד שיווק, בפיתוח תוכנה, בבינוי וכן, גם ב... ניהול פרויקטים באשר הם.
ניהול רזה, בתמצות, הוא תיאוריה עסקית שמניעה אותנו ליצור מכסימום ערך עבור לקוחות עם מינימום בזבוז ומינימום משאבים. ארגון המטמיע ניהול רזה יודע מה חשוב ללקוחות ומתמקד בשיפור תהליכי המפתח המגדילים את הערך ללקוח. סוג זה של ניהול הוא יותר דרך חשיבה מאשר תוכנית הפחתת עלויות והוצאות.
להלן 3 עקרונות הבסיס:
1) לספק ערך ללקוח, מנקודת מבטו של הלקוח
2) למנוע בזבוז, כלומר לא לבצע פעילויות שאינן מספקות ערך למוצר הסופי
3) שיפור מתמיד
קצת היסטוריה- כיצד פותחה מתודולוגיית הניהול הרזה?
מתודולוגיית הניהול הרזה פותחה על רצפת הייצור. כתחילת הניהול רזה נחשבת פריצת הדרת של הנרי פורד בהמצאת קו ייצור אוטומטי, בהשקפה של "ייצור זורם"- Flow Production. בקו הייצור האוטומטי חלק אחר חלק נעו על מסוע אוטומטי, על מנת לעבור הרכבה של חלקים נוספים.
מערכת הייצור הממונעת וההשקפה הנ"ל הייתה כמובן מהפכנית מנקודת מבט של דרך חדשה של ייצור, יחד עם זאת, במונחים של מכירות, המכירות של דגם Tשל פורד, הדגם הראשון שיוצר בצורת המסוע האוטומטי, נכשל בתחילה. הייצור של פורד מודל T היה נקודת המוצא של מה שיהפוך תעשיית ענק והחל את השקפת הניהול הרזה.
בהמשך טויוטה לקחה את רעיון הייצור וההרכבה בעזרת המסוע האוטומטי צעד נוסף, על מנת לספק
את מגוון המוצרים שהצרכנים חיפשו. מערכת הייצור של רכבי טויוטה לא התמקדה רק בתהליך הייצור, אלא גם בתהליך המוצר/מוצרים עצמם, מההגדרה, דרך הייצור ועד המכירה.
מהם הצעדים שיש לבצע לצורך הטמעת ההשקפה של ניהול רזה?
1. זהה ערך, Identify Value
מה כל חברה שואפת לעשות? להציע מוצר / שירות שהלקוח מוכן לשלם עבורו. לשם כך, החברה צריכה ליצור או להוסיף ערך, משהו המוגדר כערך לפי צרכי הלקוחות שלה.
הערך טמון בבעיה שאתה מנסה לפתור עבור הלקוח. ליתר דיוק בחלק של פתרון הבעיה שהלקוח שלך מוכן לשלם עבורו באופן פעיל. כל פעילות או תהליך אחר שאינו מביא ערך למוצר הסופי נחשב לבזבוז.
תחילה יש לזהות את הערך שאתה רוצה לספק ולאחר מכן להמשיך לשלב הבא.
2. מיפוי זרם הערך, Map the Value Stream
מיפוי תהליך זרימת העבודה, המיפוי חייב לכלול את כל הפעולות ואנשים המעורבים בתהליך עד אספקת המוצר הסופי ללקוח. על ידי כך תוכל לזהות אילו חלקים של התהליך לא מביאים ערך.
כאשר יש לך את זרם הערך ממופה, זה יהיה הרבה יותר קל לך לראות אילו תהליכים הם בבעלות איזה מהצוותים ומי אחראי על מדידה, ואז לבצע הערכה ושיפור של תהליך זה. ראיית התמונה הגדולה באופן זה תאפשר לזהות את השלבים שאינם מביאים ערך ולבטל אותם.
3. יצירת זרימת עבודה רציפה, Create Continuous Workflow
אחרי שהשגנו שליטה בזרימת הערך יש צורך לוודא כי העבודה של כל צוות אכן זורמת, זה עשוי לקחת זמן מה.
פיתוח מוצר / שירות יכלול לעיתים קרובות עבודת צוות מולטי דיספלינארית- חברי הצוות ממלאים דיספלינות שונות ותפקידים שונים. צווארי בקבוק והפרעות עשויים להופיע בכל עת. עם זאת, על ידי פירוק העבודה לחבילות עבודה קטנות יותר (work packages) יותר וכן ע"י יצירת ויזואליזציה של זרימת העבודה, תוכל בקלות לזהות ולהסיר מחסומים בתהליך.
4. יצירת מערכת שמושכת, Create a Pull System
זרימת עבודה רציפה וקבועה היא ערובה לכך שהצוותים שלך יכולים לבצע משימות עבודה הרבה יותר מהר עם פחות מאמץ. עם זאת, כדי להבטיח את זרימת העבודה יציבה, הקפד ליצור מערכת שמושכת את העבודה.
במערכת כזו העבודה ממשיכה רק אם יש ביקוש לכך, כך אין בזבוז. זה מאפשר לך לייעל את השימוש במשאבים ולספק מוצר / שירותים רק אם יש ביקוש לכך.
כדוגמא- כשאנו הולכים לפיצריה, רק לאחר שהאופה מושך את ההזמנה שלנו הוא מתחיל להכין את הפיצה. הוא אינו מכין טונות של מנות מראש כי אין ביקוש לכך, אם היה מכין טונות של מנות פיצה מראש אזי אלו טונות של מנות היכולות להיות בזבוז של משאבים.
5. שיפור מתמשך, Continuous Improvement
לאחר שביצעת את כל השלבים הקודמים, יש לך מערכת ניהול רזה, Lean Management.
כעת אל תשכח לשים לב לשלב האחרון, כנראה החשוב ביותר- לשים לב שהעובדים בכל הרמות מעורבים ומשקיעים, באופן רציף, לשיפור התהליך: Continuous Improvement ולפתרון הבעיות שצצות, שכן מערכת ניהול רזה אינה מבודדת ואינה סטטית.
ישנן טכניקות שונות כדי לעודד שיפור מתמשך. לדוגמה, מפגש יומי של הצוות כדי לדון במה נעשה כבר, מה צריך לעשות וזיהוי המכשולים האפשריים ודרכי הטיפול בהם. זוהי דרך קלה לשיפור תהליכים על בסיס יומי.
מהם היתרונות של ניהול רזה?
א) פוקוס- בניהול רזה מפחיתים את כמות הפעילויות הבזבזניות (צורכות מאמץ אך לא יוצרות ערך) וכך הצוות שמבצע את העבודה מתרכז בפעילויות שיוצרות ערך.
ב) שיפור פרודקטיביות והתייעלות- כשעובדים מתרכזים בפעילויות שיוצרות ערך הם פרודוקטיביים ויעילים יותר, כי הם לא מוסחים ע"י פעילויות לא ברורות ובזבזניות.
ג) מערכת חכמה יותר, העובדת על ידי משיכה (Pull System)- ע"י הקמה של מערכת העובדת על פי משיכה, נספק שירות/עבודה רק אם יש ביקוש.
ד) ניצול טוב יותר של המשאבים- מערכת ניהול רזה המבוססת על ביקוש תאפשר לך להשתמש במשאבים רק שנדרש ורק בכמות הנדרשת, ללא בזבוז משאבים.
כתוצאה מהנ"ל חברה המשתמשת בעקרונות ניהול רזה גמישה יותר ויכולה להיענות לדרישות לקוח מהר יותר, ובנוסף עקרונות ניהול רזה מאפשרים לך ליצור מערכת ייצור/שירות יציבה עם סיכוי גבוה יותר לשפר תוצאות וביצועים.
מהו Lean בניהול פרויקטים?
ניהול רזה בניהול פרויקטים, Lean Project Management, הוא יישום מתודולוגיית הניהול הרזה לניהול פרויקטים, בדומה ל Lean Construction, Lean Manufacturing ועוד.
העיקרון המוביל של ניהול פרויקטים רזה הוא לספק יותר ערך, בפחות בזבוז ובמינימום משאבים בהקשר של פרויקט ולמעשה מיישם את כל 5 העקרונות הנ"ל, בהקשר של ניהול פרויקט- החל מהגדרת תוצרי הפרויקט ככאלו שמספקים ערך ללקוח, הגדרת תהליכי עבודת הפרויקט באופן לא בזבזני, ע"י תרשים זרימה, ותוך הקפדה שכל פעילויות היא פעילות שיוצרת ערך ללקוח וכלה בהתמקדות בשיפור תהליכי עבודה פרויקטאלים ופתרון/הסרת מכשולים ובעיות.
להרחבה בנושא ראו מאמר Lean project management, באתר ה® PMI.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
הכנס השנתי ה21 של עמותת ה®PMI ישראל
הכנס השנתי של הסניף הישראלי של העמותה לניהול פרויקטים- PMI® Israel, הוא הזדמנות מצוינת להקשיב להרצאות בנושאי ניהול בכלל וניהול פרויקטים בפרט, להכיר אנשים אחרים שעוסקים בניהול פרויקטים בארגונים שונים וממגוון תעשיות, להתרשם מהדוכנים של החברות השונות בתחום ולבצע Networking, אחת האינדיקציות לכנס מוצלח היא מספר המשתתפים- השנה היו כ1,000 איש.
הכנס השנתי של ה® PMI ישראל השנה- 2017, ב14 ליוני, היה בסימן אסטרטגיה - חשיבה יוצרת ערך, כאשר מבין מסלולי הכנס היו- סייבר ותעשיות ביטחוניות, כלים וגישות חדשניות בניהול פרוייקט ,מיומנויות בינאישיות בניהול פרויקט, מסלול בסגנון "טד" PM Ignite וכבכל שנה- תחרות פרויקט השנה למסלולים השונים.
היו הרצאות מרתקות רבות, החל מהרצאות בנושא פרויקטי סייבר, כגון ההרצאה על פרויקטי הגנת סייבר מעבר לים של גלעד גולדשטיין סמנכ״ל CommuniTake Technologies, הרצאות כלליות שהמתייחסות לניהול וניהול פרויקטים כגון ההרצאה של בין אסטרטגיה של קבוצה ואסטרטגיה של פרויקט, של פיני גרשון, מאמן מכבי ת"א לשעבר, והרצאות בנושאי ניהול ומנהיגות כגון ההרצאה המצוינת (!) שקיבלה ביקורות מעולות מקיר אל קיר, של ליזום, להוביל, לנהל בעולם של חוסר ודאות של ד"ר אייל דורון, יוצר וחוקר במרכז הבינתחומי הרצליה.
פי.אמ.טים גאה לעדכן שסיפקה חסות והעניקה את פרס פרויקט השנה 2017 (POY-Project Of the Year) במסלולים, הפרס הוא השתתפות ללא תשלום בקורס היוקרתי והייחודי שלנו- ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן הסמכת ה® PMP, Advanced Project Management and PMP ®Preparation Course.
