ניהול פרויקטים אפקטיבי הוא אמנות מורכבת המשלבת תיאום של מגוון משימות, משאבים ובעלי עניין במטרה להשיג מטרה מסוימת. כלי יסודי בתיק הכלים של מנהלי פרויקטים הוא מבנה תכולת עבודה (WBS).
ה-WBS הוא החלוקה ההיררכית של פרויקט לרכיבים קטנים, הקלים יותר לניהול, והוא משמעותי ביותר לתכנון, ביצוע ושליטה מוצלחים בפרויקטים. במאמר זה, נשקול את החשיבות של מבנה תכולת העבודה בניהול פרויקטים.

בירור והגדרת תכולת העבודה בפרויקט
מבנה תכולת העבודה, WBS, Work Breakdown Structure  מספק לצוותי הפרויקט תמונה ברורה ומפורטת של תכולת העבודה של הפרויקט. על ידי פיצול הפרויקט לרכיבים קטנים וקלים יותר לניהול, הופכת המשימה לאותה המשימה רק מחולקת לעבודות קטנות ובכך משפרת את הבנתנו בהתייחס למטרות הפרויקט. דבר זה מבטיח שכל הצדדים, כולל לקוחות וחברי צוות, מבינים את המטרות של הפרויקט, ומבטיח שכולם נמצאים באותו עמוד מההתחלה.

ניהול משימות אפקטיבי
ה-WBS מקל על החלוקה של הפרויקט למשימות קטנות ומשימות משניות. חלוקה זו מאפשרת למנהלי פרויקט להקצות אחריות, להגדיר מועדים ולהקצות משאבים באופן יעיל יותר. כל חבילת עבודה ב-WBS מוקצית לחברי צוות ספציפיים, יש כתובת לכל חבילת תכולה, זה מאפשר חלוקת אחריות ברורה וניהול משימות יעיל.

הקצאת משאבים
על ידי החלוקה של הפרויקט לרכיבים קטנים, ה-WBS מאפשר למנהלי פרויקט להקצות משאבים, כולל משאבים אנושיים, זמן ותקציב, באופן יותר מדויק. זה מונע יתר הקצאת משאבים או אי ניצול של משאבים, שחשובה לסיום הפרויקט בזמן הנדרש ובתקציב הנדרש.

ניהול סיכונים
WBS יסייע לזהות ולנהל סיכונים בפרויקט בצורה יעילה. על ידי הצגת תמונה מקיפה של רכיבי הפרויקט, סיכונים אפשריים יתבטאו באופן ברור יותר. מנהלי פרויקט יכולים לטפל באופן פרואקטיבי בסיכונים הללו, לפתח אסטרטגיות להפחתתם ולהבטיח שהפרויקט ימשיך להתקדם ולמנוע עיכובים.

מעקב ודיווח במשך הפרויקט
מתוך מבנה תכולת העבודה (WBS), ניתן לעשות מעקב אחר התקדמות הפרויקט. מנהלי פרויקט יכולים להשוות בין התקדמות אמיתית ללוח הזמנים והתקציב שתוכנן על ידי התייחסות לחבילות העבודה ב-WBS. מידע זה חשוב לדיווח לצדדים בפרויקט ולהחלטות ממוקדות בנושאי שינוי, התאמות ופעולות מתקנות.

שיפור התקשורת
WBS תומך בתקשורת אפקטיבית בין חברי הצוות, צדדים בפרויקט וגורמים אחרים רלוונטיים. המבנה ההיררכי הוא הגורם להבנת המורכבות של הפרויקט באופן יותר נגיש. בתור תוצאה, הוא מערך לשיתוף פעולה והתאמה טובה יותר בין משתתפי הפרויקט.

ניהול שינויים
בכל פרויקט, שינויים הם כמעט בלתי נמנעים. ה-WBS יכול להיות כלי חשוב להערכת ההשפעה של שינויים מוצעים. על ידי בדיקת ההשפעה שהשינוי יכול לגרום לחבילות העבודה במבנה, מנהלי הפרויקט יכולים לקבל החלטות מבוססות מידע בנושא של קבלת או דחיית השינוי.

מסקנה
בתחום ניהול הפרויקטים, מבנה תכולת העבודה הוא לא רק כלי לתכנון – אלא הוא הגורם התומך בביצוע מוצלח של פרויקטים. הוא מספק בהירות, מפשט את ניהול המשימות, ממזג את הקצאת המשאבים, מסייע בהפחתת סיכוני הפרויקט, מקל על המעקב אחרי ההתקדמות של הפרויקט, משפר את התקשורת ומסייע בניהול שינויים. WBS בנוי בצורה טובה לא רק עוזר לוודא שהפרויקט יושלם בזמן ובתקציב הנדרשים, אלא גם מעניק למנהלי הפרויקט כלים להגשת תוצאות איכותיות שעונות על ציפיות הלקוחות ומעבר. לכן, חשוב למנהלי פרויקט להבין את התפקיד המרכזי שמבנה תכולת העבודה מקיים בהצלחת הפרויקט.

המאמר עניין אותכם? עולם ניהול הפרויקטים קורץ לכם? חברת פי.אמ.טים פיתחה קורס ניהול פרויקטים PMP לקהל הרחב, שיכניס אותכם בקלות ובמהירות לעולם ניהול הפרויקטים. הקורס, בהובלתו של דן ברזילי, מנכ"ל פי.אמ.טים והמרצה הבכיר בחברה, משלב בתוכו מתודולוגיות של נושאי ניהול הפרויקטים, כמו גם פרקטיקות שיעזרו למשתתפים לאחר הקורס.
למה אתם מחכים? השאירו לנו פרטים עכשיו ונחזור אליכם בהקדם!

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים.

       

וע"י:
דביר בן אריה, איש PMO, מומחה לניהול לוחות זמנים ויועץ לו"ז.