כמנהל פרויקט, אתה יודע שהצלחתו של פרויקט תלויה בגורמים רבים. אחד החשובים ביותר הוא שיש לו נותן חסות חזק לפרויקט. נותן חסות לפרויקט (ספונר, Project Sponser) הוא מנהל בכיר המספק הדרכה, משאבים (כולל מימון בד"כ) ותמיכה לפרויקט. הם ממלאים תפקיד חיוני וידוא שהפרויקט אכן עמד במטרותיו. עם זאת, עבודה עם  מממני הפרויקט יכולה להיות מאתגרת. במאמר זה, נדון בתפקידם של נותני החסות לפרויקטים (ספונסרים) ונציע טיפים כיצד לעבוד איתם בצורה יעילה.

תפקידם של  מממני הפרויקט
תפקידם של נותני החסות לפרויקט הוא קריטי להצלחת כל פרויקט. הם אחראים לספק את המשאבים, המימון והתמיכה הדרושים לפרויקט. בנוסף, נותני החסות לפרויקט נותנים הדרכה והכוונה למנהל הפרויקט ולצוות. הם מבטיחים שהפרויקט מתיישב עם המטרות והיעדים של הארגון.

נותני החסות לפרויקט ממלאים גם תפקיד מפתח בהבטחת שהפרויקט יישאר במסלול. הם עוקבים אחר ההתקדמות, מזהים סיכונים ובעיות, ומבצעים פעולות מתקנות לפי הצורך. נותני החסות לפרויקט אחראים גם, לעיתים, להעברת נתוני התקדמות הפרויקט להנהלה הבכירה ולבעלי עניין אחרים.

עבודה יעילה עם  מממני הפרויקט
עבודה עם  מממני הפרויקט יכולה להיות מאתגרת, אך היא חיונית להצלחת הפרויקט. להלן כמה טיפים כיצד לעבוד בצורה יעילה עם  מממני הפרויקט:

1.קבע תפקידים ואחריות ברורים
חיוני לקבוע תפקידים ואחריות ברורים עבור נותן החסות ועבור מנהל הפרויקט (כן, כולל גבולות גזרה). זה יעזור למנוע בלבול ולהבטיח שכולם יהיו באותו עמוד. לנותן החסות של הפרויקט אמורה להיות הבנה ברורה של תפקידו בפרויקט ומה מצופה ממנו.

2. תקשר באופן קבוע
תקשורת סדירה חיונית בעבודה עם  מממני הפרויקט. על מנהל הפרויקט לספק עדכונים שוטפים על התקדמות הפרויקט, הסיכונים והבעיות. זה יעזור לממן הפרויקט להישאר מעודכן ולקבל החלטות מושכלות.

3. בנה מערכת יחסים חזקה
בניית מערכת יחסים חזקה עם נותן החסות של הפרויקט היא קריטית להצלחת הפרויקט. על מנהל הפרויקט ליצור תקשורת פתוחה וכנה עם נותן החסות לפרויקט. זה יעזור לבנות אמון ולהבטיח כי נותן החסות של הפרויקט מעורב באופן מלא בפרויקט. מנהל הפרויקט יכול להתייעץ עם ספונסר הפרויקט, בקבלת החלטות חשובות, תעדוף בין דרישות וכיו"ב.

4. לתאם ציפיות
ניהול ציפיות הוא קריטי בעבודה עם  מממני הפרויקט. על מנהל הפרויקט לוודא שלממן הפרויקט יש הבנה מציאותית של מה ניתן להשיג במסגרת אילוצי הפרויקט. זה יעזור למנוע ציפיות לא מציאותיות ולהבטיח שהפרויקט יישאר במסלול.

5. היו פרואקטיביים
להיות פרואקטיבי חיוני בעבודה עם  מממני הפרויקט. על מנהל הפרויקט לצפות את צרכי נותן החסות של הפרויקט ולספק פתרונות לפני שהם הופכים לבעיות. זה יעזור לבנות אמון ולהבטיח כי נותן החסות של הפרויקט מעורב באופן מלא בפרויקט.

לסיכום, לנותני החסות לפרויקט יש תפקיד חיוני בהצלחת כל פרויקט. הם מספקים הדרכה, משאבים ותמיכה כדי להבטיח עמידה ביעדי הפרויקט. עם זאת, עבודה עם  מממני הפרויקט יכולה להיות מאתגרת. על ידי ביסוס תפקידים ואחריות ברורים, תקשורת קבועה, בניית מערכת יחסים חזקה, ניהול ציפיות והיותם פרואקטיביים, מנהלי פרויקטים יכולים לעבוד ביעילות עם  מממני הפרויקט ולהבטיח הצלחת הפרויקט.

ב- פי.אמ.טים, אנו מבינים את החשיבות של  מממני הפרויקטים ומציעים שירותי ניהול פרויקטים הכוללים עבודה יעילה מול  מממני הפרויקט.

עבודה מול בעלי עניין (Project Stakeholders) היא רק חלק מהתוכן הנרחב שאנו מציעים בקורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן הסמכת ה-PMP שלנו,
צרו קשר עכשיו, והבטיחו את מקומותיכם בקורס הקרוב! עשו את הצעד הראשון לעבר ההתמקצעות בתחום ניהול הפרויקטים!

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד

 מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים

       

וע"י:
דביר בן אריה, איש PMO, מומחה לניהול לוחות זמנים ויועץ לו"ז.