ב-פי. אמ. טים, אנו מנהלים צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים במשך שנים. כאקדמיה לניהול פרויקטים בישראל, פיתחנו סט של שיטות עבודה מומלצות כדי להבטיח שהפרויקטים שלנו יתנהלו בצורה חלקה, לא משנה היכן נמצאים חברי הצוות שלנו. במאמר זה נשתף כמה מהטיפים שלנו לניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים.

הקמת ערוצי תקשורת ברורים

תקשורת ברורה חיונית בעת ניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים. ללא ערוצי תקשורת ברורים, עלולות להיווצר אי הבנות, שיובילו לעיכובים, החמצת מועדים ואפילו כישלון בפרויקט. ב-פי. אמ. טים, אנו משתמשים בשילוב של כלים כדי להבטיח שערוצי התקשורת שלנו יהיו תמיד פתוחים ונגישים. אנו משתמשים בתוכנות לשיחות ועידה בווידאו כמו Zoom ו-Microsoft Teams לפגישות צוות קבועות, ואנחנו גם משתמשים באפליקציות הודעות מיידיות כמו Slack כדי לשמור על קשר לאורך כל היום. כמו כן, אנו מוודאים שלכל אחד בצוות תהיה גישה לתוכנת ניהול הפרויקטים בה אנו משתמשים, כך שכולם יוכלו לראות את ציר הזמן וההתקדמות של הפרויקט.

הגדר ציפיות ברורות

הצבת ציפיות ברורות היא גורם חשוב נוסף בניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים. לכל חבר צוות צריכה להיות הבנה ברורה של תפקידו ואחריותו, כמו גם את מטרות ויעדי הפרויקט. ב-פי. אמ. טים, אנו מוודאים שלכל חבר צוות יהיה תיאור תפקיד ברור ומערכת של משימות ואחריות. כמו כן, אנו קובעים מועדים ברורים לכל משימה וקובעים צ'ק-אין קבוע כדי לוודא שכולם במסלול.

בנה תרבות צוות חזקה

בניית תרבות צוות חזקה חשובה באותה מידה בעת ניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים כפי שהיא חשובה בעת ניהול צוותים אישיים. ב-פי. אמ. טים אנו דואגים שחברי הצוות שלנו ירגישו מחוברים זה לזה ולפרויקט, גם כאשר הם עובדים מרחוק. אנו מעודדים את חברי הצוות לשתף עדכונים אישיים ולהשתתף בפעילויות בניית צוות, גם אם הן וירטואליות. אנו גם מקפידים לחגוג הצלחות ואבני דרך, לא משנה כמה קטנות, כדי לעזור לבנות את המורל של הצוות.

השתמש בניהול פרויקטים זריז

ניהול פרויקטים זריז הוא גישה גמישה ואיטרטיבית לניהול פרויקטים המתאימה במיוחד לניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים. ב-פי. אמ. טים, אנו משתמשים בניהול פרויקטים זריז כדי לפרק את הפרויקטים שלנו למשימות קטנות יותר וניתנות לניהול, אותן אנו מקצים לאחר מכן לחברי צוות בודדים. כמו כן, אנו קובעים מפגשי צ'ק-אין וביקורת קבועים כדי לוודא שאנו עומדים במסלול וכדי להתאים את הגישה שלנו במידת הצורך.

ספק משוב קבוע

מתן משוב קבוע חיוני בעת ניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים. ללא משוב קבוע, ייתכן שחברי הצוות לא ידעו כיצד הם מתפקדים או היכן הם צריכים להשתפר. ב-פי. אמ. טים, אנו מקפידים לספק משוב שוטף לכל חבר צוות, הן באמצעות סקירות ביצועים רשמיות והן באמצעות צ'ק אין לא רשמי. אנו גם מעודדים את חברי הצוות לספק משוב זה לזה, כדי לעזור לבנות תרבות של שיפור מתמיד.

לסיכום, ניהול צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים דורש מערך מיומנויות וגישות שונה מאשר ניהול צוותים ופרויקטים אישיים. עם זאת, עם הכלים, התהליכים והלך הרוח הנכונים, ניתן לנהל בהצלחה צוותים מרוחקים ופרויקטים וירטואליים. ב-פי. אמ. טים, פיתחנו קבוצה של שיטות עבודה מומלצות שעזרו לנו לנהל את הצוותים המרוחקים והפרויקטים הווירטואליים שלנו בצורה יעילה, ואנו מקווים שהטיפים הללו יהיו שימושיים גם לארגונים אחרים.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד

 מאמר זה נכתב ע"י

       דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
       מנכ"ל ומנהל פרויקטים