אני בטוח שאין מספיק משאבים בחברה שלך לעשות את כל הדברים. נכון? יש לך כמות מוגבלת של כסף. יש לך מאגר גמיש (אבל בסופו של דבר מוגבל בכסף) של אנשים לעשות את העבודה. לארגון יש כנראה רשימה ארוכה של רעיונות טובים ומקרים עסקיים (business cases) שיכולים להפוך לפרויקטים.

לחלופין, בניסוח מחדש, יש לך רשימה ארוכה של רעיונות עבודה שמנהלים בכירים היו רוצים שיבוצעו כפרויקטים.

לא קשה לראות את הבעיה. אתה לא יכול לעשות הכל. לא אתה כיחיד, לא אתה כ-PMO, לא אתה כקבוצה של מנהלי פרויקטים מסורים. אז איך מחליטים אילו פרויקטים צריכים לצאת לדרך ואילו מהם צריכים להיכנס לעת עתה למגירה?

 

במאמר זה, אפרוש שלב אחר שלב השיקולים לתעדוף הפרויקטים שלך כדי שכל בעלי העניין יבינו אילו פרויקטים יכולים להתקדם ואילו מהם לא יתחילו עכשיו (או אי פעם).

שלב 1: קבע סדרי עדיפויות

ראשית, אתה צריך לדעת מהו סדר העדיפויות. עבודת העדיפות צריכה להתאים לאסטרטגיה הארגונית שלך.

סביר להניח שיהיו לך כמה יעדים ברמת על, אולי כמה ערכי חברה ואסטרטגיה, שנקבעו על ידי מנהלים האחראים לתכנון אסטרטגי. כל הדברים הללו עוזרים לקבוע את הכיוון לבחירת הפרויקטים.

עם זאת, לבד, הם אינם מפורטים מספיק כדי לעזור לך לסדר את הפרויקטים בסדר עדיפות מסוים. אתה צריך קריטריוני בחירה בשביל זה.

חברת פי. אמ. טים הנה חברה לניהול פרויקטים המפעילה את האקדמיה לניהול פרויקטים "פי. אמ. טים אקדמי" בראשות דן ברזילי. באקדמיה מוצעים קורסי ניהול פרויקטים האיכותיים והמושקעים בישראל עם שיעור בוגרים מוסמכים הגבוה בארץ

שלב 2: צור קריטריונים לבחירת פרויקט

קריטריונים לבחירת פרויקט הם המאפיינים של הפרויקטים שאתה כן רוצה לעשות.

אחד מהם יהיה 'התאמה אסטרטגית' אבל לבד זה לא מספיק. למען האמת, מנהל ערמומי יכול לגרום לכל דבר להישמע כאילו יש לו התאמה אסטרטגית. אתה צריך קריטריונים אחרים כדי לבחור אם פרויקט צריך להתקדם.

אלה יכולים להיות נגזרות בעלות התאמה אסטרטגית, יחד עם תערובת של קריטריונים אחרים המתאימים לעסק שלך. להלן כמה הצעות.

האם הפרויקט עוזר להשיג עמידה ברגולציה? אם כן, ייתכן שזו דרישה שמחייבת את העסק שלך לבצע את הפרויקט, בין אם זה מתיישב עם האסטרטגיה או לא.

איזה החזר על השקעה מצפה הפרויקט להניב (ROI)? באיזה פרק זמן? פרויקטים עם תשואה גבוהה יותר צריכים לקבל עדיפות. לפעמים גם פרק הזמן חשוב. בדרך כלל, פרויקטים שמחזירים אותם בתקופה קצרה יותר נחשבים להשקעה טובה יותר.

עד כמה הפרויקט מורכב? ייתכן שתחליט לתעדף פרויקטים בעלי מורכבות נמוכה יותר בזמנים עמוסים עבור העסק שלך, או בזמנים שבהם אתה נאבק על משאבים. יש להעריך מה הם הפרויקטים שתהיה להם השפעה גדולה ואימפקט משמעותי על החברה.

באילו יעדים אסטרטגיים תומך הפרויקט? פרויקטים התומכים ביותר מיעד אסטרטגי אחד יכולים להיות בעדיפות גבוהה יותר מאלה שתומכים רק באחד.

האם הפרויקט חיוני כדי להישאר תחרותי בשוק? בניית מערכת רכישה מקוונת אינה תואמת אולי לאסטרטגיה וייתכן שאינה נמצאת במפת הדרכים של הארגון, אבל אם כל המתחרים שלך מציעים את היכולת לקנות באינטרנט, אז אתה צריך לתת עדיפות גם לזה.

האם פרויקט זה תומך ביעדי האחריות הסביבתית והחברתית שלנו? יכולות להיות סיבות טובות להשקעה בפרויקטים אתיים או ירוקים לאורך כל השנה, למשל, אם לחברה שלך יש מחויבות להוציא, נניח 20% על יוזמות סביבתיות.

מתי יסתיים הפרויקט? אם יש לך יותר מדי פרויקטים שמתוכננים לעלות לאוויר בו-זמנית, זה עשוי להיות תקורה גדולה מדי לניהול שינויים כדי שהעסק יוכל לקבל אותם.

אתה יכול גם להוסיף גורמים אחרים ומעשיים יותר כמו:

• האם המשאבים לפרויקט זמינים?
• כיצד ימומן הפרויקט?
• מהו לוח הזמנים הצפוי של הפרויקט?
• האם לפרויקט יש ספונסר בכיר?
• האם יש לנו כבר חלק מדרישות הפרויקט?
• מהן התלויות (קשרים) בין משימות הפרויקט? איך הפרויקט הזה קשור לפרויקטים אחרים שכבר יש לנו כרגע?

ה-PMO שלך צריך לחבר (אם עדיין אין) רשימה של קטגוריות כדי לתעדף פרויקטים. באופן אידיאלי, אתה אמור להיות מסוגל להעריך את הקריטריונים על בסיס מספרי, כך שה"תשובה" תופיע כמספר בודד.

שלב 3: בחר את הפרויקטים הנכונים

חמוש ברשימת המקרים (או הרעיונות) העסקיים שלך ובקריטריוני הבחירה שלך, כמוביל צוות PMO או ראש מחלקה אתה יכול לקבל החלטות מושכלות לגבי איזו עבודה טן טיזה פרויקט לקחת קדימה.

יש לקוות שקריטריוני הבחירה שלך - כשהם מיושמים על כל מקרה עסקי (business case) - נתנו לך עמדה מספרית ברורה עבור כל אחד מהם. השתמש בחוש העסקי שלך כדי לעזור בקבלת ההחלטה.

שימו לב: סביר להניח שיהיו דיונים רבים סביב המספר שיש להעניק לכל פרויקט עבור כל קריטריון. כאשר התוצאה היא שהפרויקט אולי לא ייצא לפועל, ההימור עבור הספונסרים לפרויקט הוא גבוה.

התמודד עם זה על ידי קיום תהליך ספציפי לבחירת הפרויקט. אולי יש לך ועדה שמתלבטת ומחליטה איך כל מקרה עסקי מתאים לקריטריונים. מצא גישה שכולם יכולים להסכים עליה, פרסם אותה (כדי להראות שאתה מקבל את ההחלטה בצורה הוגנת), והשתמש בה.

קח את רשימת המקרים או הרעיונות העסקיים שלך. קחו בחשבון את כל הפרויקט (לא רק את השלב הראשון או כל פרק זמן שמכוסה על ידי המקרה העסקי). יישם את קריטריוני הבחירה על כל רעיון, או מקרה עסקי לגופו, על סולם הדירוג.

עשה סדר ברשימה

אז כל מה שאתה צריך לעשות הוא לשים את הרשימה בסדר מספרי. הרעיונות בעלי הניקוד הגבוה ביותר נמצאים בראש הרשימה - אלו הם הפרויקטים בראש סדר העדיפויות שלך. הרעיונות עם מספרי דירוג בינוני נופלים לאמצע רישום העדיפות שלך. כל השאר נופל לתחתית - לאלו נגיע עוד רגע.

עדיין יש לך משאבים סופיים, אז למרות שיש לך רשימת עדיפויות מסודרת היטב, אתה עדיין צריך לחשב מה ניתן להשיג באופן ריאלי עם המשאבים הנוכחיים שלך.

אתה צריך הסכמה ארגונית על כך. אתה יכול לבחור לעשות את 10 הפרויקטים המובילים, או כמה פרויקטים שאתה יכול לעשות עד שתגיע לתקציב שלך. לחלופין תוכל ליישם קצת יותר ניתוח ולחשוב כמה שעות אנשים נדרשות לכל פרויקט, כמה אנשים יש לך בצוות, ולהפיק משם רשימה סופית.

איך שתעשה את זה, אתה צריך בסופו של דבר לקבל רשימה של פרויקטים, בסדר עדיפות, שמסתיימת בנקודה שאינך יכול לקחת על עצמך יותר. כאשר צוותי הפרויקט תפוסים במלואם, הם תפוסים במלואם. אל תעמיס יתר על המידה את המשאבים שלך.

הרעיונות הטובים שיורדים מתחת לקו החתך יכולים לשבת שם עד שיש לך יותר אנשים או יותר כסף - כל עוד לא הגיע רעיון חדש לפריוקט שקיבל עדיפות גבוהה יותר.

טיפ: כלי תוכנה רבים לניהול פרויקטים יעזרו לך בכך. חפש מערכות עם יכולות ניהול תיקי פרויקטים (portfolio management capabilities).

 

שלב 4: אמור 'לא' לפרויקטים הלא נכונים

כברירת מחדל, הפרויקטים שאינם עומדים בקריטריוני הבחירה שלך הם אלה שאתה לא אמור לעשות. אתה יכול עוד לפצל את הפרויקטים ה'לא נכונים' לשתי קטגוריות:

• אלה שאתה לא יכול לעשות עכשיו, מכל סיבה שהיא.
• אלה שאסור לך לעשות לעולם.

ייתכן שהזמן אינו מתאים לפרויקט מסוים. לדוגמה, זה לא הגיוני לגייס חבורה של אנשים כשאתה יודע שבחודש הבא נסגר משרד ושיהיו לך המון משאבים מיומנים שמחפשים תפקידים חלופיים.

השאר את הרעיונות האלה ברשימה ותהיה לך תוכנית לקחת אותם קדימה לשלב הבא כשהתזמון ירגיש טוב יותר.

אחת מבעיות העדיפויות הגדולות ביותר היא שארגונים בוחרים בפרויקטים הלא נכונים. ככל שאתה עובד בתהליך הבחירה, צריך להתברר מהן היוזמות שאסור לקחת קדימה ולהפוך לפרויקט.

הן יהיו הפעילויות הרחוקות כל כך מהתאמה אסטרטגית שאתה יודע שהן לא יכולות להיות הגיוניות עבור העסק שלך. הם הרעיונות שיש להם השקעה גבוהה להחריד עבור כמעט אפס תשואה (ואין סיבה הגיונית אחרת לעשות אותם גם). אלו המקרים העסקיים שנדחים.

יידעו את המציעים שרעיונות אלה לא יתקדמו בצורתם הנוכחית. אנשים אלה עשויים להיות מסוגלים לעבד מחדש את המקרה העסקי, ולשנות את ההצעה להפוך אותה למשהו לא מגוחך. אם הם יכולים לעשות זאת, PMO או ועדת התעדוף צריכים להיות פתוחים לבחון שוב את ההצעה ולהסתכל עליה בעיניים רעננות.

שלב 5: חזור על הפעולה

במשך תקופה מסוימת, אסוף רעיונות חדשים לפרויקטים פוטנציאליים. התהליך שלך לבדיקה ואישור של רעיונות פרויקטים נכנסים צריך לעבוד על בסיס מתמשך. הגדר פגישות תכנון אסטרטגיה קבועות או ועדה שתבדוק ולאשר או לדחות רעיונות חדשים.

ביצוע הפרויקטים הנכונים פירושה החלטה אקטיבית לא לעבוד על הפרויקטים הלא נכונים. הגדילו את הסיכויים לביצוע פרויקט מוצלח על ידי אמירת לא ליוזמות שלא יוסיפו ערך לארגון.

במאמר זה, למדת כיצד להחליט אילו פרויקטים לעשות על ידי קביעת סדרי עדיפויות, יצירת קריטריונים לבחירה ותעדוף פרויקטים על פני תיק עבודות.

יש עוד הרבה שאנחנו יכולים לומר על הנושא הזה. אם זה משהו שאתה מתמודד איתו כרגע, צור איתי קשר ונוכל לדבר על האתגרים שלך ולחבר תוכנית פעולה.

תוכנית פעולה

אם אין לך PMO אבל אתה צפוי לקבל החלטות לגבי רעיונות נכנסים שעלולים להפוך לפרויקטים (למשל כראש צוות של מחלקה), התחל ליצור תהליך קבלת פרויקטים.

גלה מהי האסטרטגיה. כאשר אתה מחליט על יוזמות ופרויקטים שיתמכו ביעדים אסטרטגיים, הבנת האסטרטגיה היא גורם מפתח. קבל עותק של מסמך האסטרטגיה והתוכנית לחמש שנים.

אם אתה מנהל פרויקטים המוביל מספר פרויקטים, מהי השיטה שלך לניהול רב פרויקטאלי?

פי.אמ.טים יכולה לעזור לך בזה, צור איתי קשר, בעזרת טופס צור קשר למעלה, בצד שמאל.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד

 מאמר זה נכתב ע"י

       דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
       מנכ"ל ומנהל פרויקטים