ניהול פרויקט במיקור חוץ הפכה לפרקטיקה פופולרית עבור עסקים המעוניינים לחסוך זמן, כסף ומשאבים. על ידי שכירת ספק שירותים של צד שלישי, חברות יכולות לגשת למיומנויות, טכנולוגיות ומומחיות מיוחדות מבלי להשקיע בתשתית משלהן. עם זאת, למיקור חוץ יש גם חסרונות, וחיוני לשקול את היתרונות והחסרונות לפני קבלת החלטה.
במאמר זה, נחקור את היתרונות והאתגרים של עבודת פרויקטים במיקור חוץ ונעזור לך להחליט אם זו הבחירה הנכונה עבור הארגון שלך.

היתרונות של עבודת פרויקטים במיקור חוץ

גישה למיומנויות מיוחדות ומומחיות
מיקור חוץ מאפשר לעסקים לגשת למגוון רחב של מיומנויות מיוחדות ומומחיות, שאולי לא יהיו זמינות בבית. לדוגמה, אם אתם צריכים מפתח תוכנה או משווק דיגיטלי, אתם יכולים לשכור ספק שירות עם הכישורים והניסיון הנכונים. כך תוכלו להבטיח שהפרויקט שלכם יטופל על ידי מומחים המכירים את הטרנדים, הטכנולוגיות והשיטות הטובות ביותר בתחומם.

חיסכון עלויות
אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של מיקור חוץ הוא חיסכון בעלויות. על ידי מיקור חוץ של עבודת פרויקט, אתם יכולים למנוע את העלויות של גיוס, הכשרה ותחזוקה של צוות במשרה מלאה. אתם יכולים גם לחסוך בעלויות תקורה כגון שטחי משרדים, ציוד ושירותים. בנוסף, ספקי מיקור חוץ מציעים לעתים קרובות מודלים של תמחור גמישים המאפשרים לך לשלם רק עבור השירותים שאתה צריך, כאשר אתה צריך אותם.

זמני אספקה מהירים יותר
ספקי מיקור חוץ מסוגלים לעתים קרובות להשלים פרויקטים מהר יותר מאשר צוותים פנימיים. הסיבה לכך היא שיש להם גישה למאגר גדול יותר של משאבים, והם מתמחים במתן פרויקטים בזמן ובתקציב הנדרש. עם מיקור חוץ, אתה יכול להבטיח שהפרויקט שלך יסתיים במהירות וביעילות, מה שיכול לתת לך יתרון תחרותי בשוק.

סיכון מופחת
מיקור חוץ יכול גם לעזור להפחית את הסיכון הכרוך בעבודת פרויקט. ספקי שירות מחויבים בדרך כלל לחוזה המפרט את התוצרים, לוחות הזמנים ותקני האיכות. המשמעות היא שאם הפרויקט לא הושלם לפי התנאים המוסכמים, הספק אחראי לתקן את הבעיה ללא עלות נוספת. בנוסף, לספקי מיקור חוץ יש לרוב מערכות ביטוח וגיבוי כדי להפחית את הסיכון לאובדן נתונים, פרצות אבטחה או בעיות אחרות.

מחויבות רבה יותר (סיפור ממקור ראשון)
לעיתים מיקור חוץ של פרויקט למנהל פרויקט חיצוני משמעותו מחויבות רבה יותר של מנהל הפרויקט להצלחת הפרויקט. נשמע מוזר? יכול לשתף שלקוח שלנו, הוציא אלינו, חברת פי.אמ.טים, ניהול של מספר פרויקטי מערכות מידע, ביניהם פרויקט ענק של מיגרציית מערכות מידע. ספציפית אני שובצתי כמנהל הפרויקט, בחצי משרה, של סדרת פרויקטי מערכות מידע, באגף מערכות מידע של הלקוח, חברה בינלאומית גדולה. כל פעם קיבלתי פרויקט אחר, עבדתי עליו עד לגמר, ובהמשך קיבלתי עוד פרויקט.

הייתי מנהל הפרויקטים היחידי באגף מערכות מידע שלא היה שכיר אלא קבלן חיצוני. ניהלתי את כל הפרויקטים שהועברו אליי, שהסתיימו בזמן, במסגרת התקציב ועם הצלחה טכנית, מדידה. שאלתי את המנמ"ר של הארגון, הבוס הישיר שלי מטעם הלקוח, מדוע לא שיבץ לפרויקטים (במיוחד לפרויקט הגדול והמאתגר של מיגרציית מערכות מידע ל6 מפעלים יצרניים בחו"ל) את אחד ממנהלי הפרויקטים השכירים שלו, אנשי מקצוע מוכשרים ומנוסים, אותם הכרתי ואיתם עבדתי אצל הלקוח.

תשובתו הייתה שכאשר ניסה ושיבץ, בנוסף על תפקיד, את הפרויקטים שהעביר אליי לבסוף, לאחד ממנהלי הפרויקטים שלו, שכבר היה עמוס במספר פרויקטים אחרים, זה פשוט היה עוד פרויקט ברשימה, וכך למשל-פרויקט מיגרציית מערכות המידע המאתגר, הראשון מסוגו בארגון והמורכב ביותר, פשוט לא בוצע למשך תקופה ארוכה (עד שנחת אצלי), ואילו פרויקטים אחרים בוצעו חלקית, התקדמו בעצלתיים, עם איחורים רבים ושברור לו, שאני כקבלן, שלוקח פרויקט כמשימתו היחידה בארגון זה, ובא רק כדי לבצע את הפרויקט "וללכת הביתה"- אמסור לו את הפרויקט, בהצלחה, כי הפרויקט הוא הסיבה היחידה להיותי שם, המנדט שלי, רק על זה משלמים לי וכך היה. 

הפרויקטים שקיבלתי ממנו לנהל, לא היו עבורי, משימות שהן "נוסף על תפקיד" (מכירים?), בנוסף- פחות הושפעתי מפוליטיקה ארגונית, לחץ שלי לשיתוף פעולה על אי אלו אנשים בכירים בארגון לא ישפיע על קידומי בארגון- כי אני חיצוני. עצם התחושה שבאתי לבצע פרויקט וללכת, וזו משימתי, רתמה אותי לניהול הפרויקטים עם מחויבות רבה יותר, ולפיכך השפיעה חיובית על הצלחת הפרויקטים, לא וויתרתי על אף משימה ממשימות הפרויקטים, כולל הפעלת קבלני משנה וקולגות, עד לגמר מוצלח של כל פרויקט. נוכחתי שהנחת העבודה וניסיונו הרב כמנהל, של אותו הבוס שלי, מטעם הלקוח, לפיו מינה מנהל פרויקט חיצוני לחלק מהפרויקטים, אכן השתלמו.

החסרונות של עבודת פרויקטים במיקור חוץ

מחסומי תקשורת ושפה
אחד האתגרים הגדולים ביותר של מיקור חוץ הוא תקשורת ומחסומי שפה. כאשר עובדים עם ספק שירותים ממדינה או תרבות אחרת, עלולות להיות אי הבנות או פרשנויות שגויות שעלולות לעכב את הפרויקט או לגרום לשגיאות. כדי להתגבר על אתגר זה, חיוני ליצור ערוצי תקשורת ופרוטוקולים ברורים ולהבטיח שכל המעורבים בפרויקט מבינים את המטרות, הציפיות ולוחות הזמנים.
מיקור חוץ יכול להיות מאתגר גם בגלל הבדלי תרבות שיכולים לצוץ בין ארגונים שונים, עמים שונים או תרבויות שונות.

חוסר שליטה
מיקור חוץ של עבודת פרויקט יכול להוביל גם לחוסר שליטה על הפרויקט. כאשר אתה שוכר ספק מיקור חוץ, אתה סומך עליו שינהל את הפרויקט ויספק את התוצאות. עם זאת, ייתכן שלא תהיה לך נראות מלאה לגבי התקדמות הפרויקט, וייתכן שלא תוכל לבצע שינויים או התאמות במהירות שתרצה. כדי להפחית את הסיכון הזה, חיוני להקים תוכנית פרויקט ואבני דרך, ולעקוב אחר ההתקדמות באופן קבוע.

עמידה בתקני איכות
אתגר נוסף של מיקור חוץ הוא עמידה בתקני איכות. בעוד שספקי מיקור חוץ מתמחים לעתים קרובות בתחום המומחיות שלהם, ייתכנו בעיות איכות הנובעות מהבדלים בסטנדרטים, בציפיות או בתרבויות. כדי להבטיח שהפרויקט עומד בתקני האיכות שלך, חיוני לקבוע פרוטוקולי אבטחת איכות ברורים ולבדוק את התוצרים ביסודיות לפני קבלתם.

 לבסוף, 
לניהול פרויקט במיקור חוץ ישנם יתרונות וחסרונות רבים.
מנהל פרויקט טוב יידרש לערוך את השקלול וההשוואה שלו בין היתרונות והחסרונות למיקור חוץ, בכדי להביא לתוצאות טובות, ולדאוג שהפרויקט יעמוד בתקציב, בזמן הנדרש, ביעד הנדרש, ובתקני האיכות הנדרשים.

אצלנו בפי.אמ.טים אקדמי, האקדמיה של פי.אמ.טים לניהול פרויקטים, תוכלו למצוא את כל הידע
על ניהול פרויקטים, ומיקור חוץ בפרט, תוכלו להפוך ממש בקרוב למנהלי הפרויקטים שחלמתם להיות, ולשפר את הביצועים שלכם בעזרת התמיכה שלנו.
אל תתלבטו, הירשמו עכשיו לקורס ניהול פרויקטים PMP הקרוב ועשו את הצעד הראשון שלכם להצלחה!

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים. הוא מנהל הפרויקטים המוזכר במאמר :)

       

וע"י:
דביר בן אריה, איש PMO, מומחה לניהול לוחות זמנים ויועץ לו"ז.