הארגון גדל, כמות הפרויקטים גדלה ואיתם הצורך בניהול יעיל ואיכותי יותר של הפרויקטים? פרויקטים רבים בארגון נכשלים ואין ניהול יעיל של הפורטפוליו הארגוני? הגיע הזמן לחשוב על הקמת משרד PMO!

הצלחה וכישלון פרויקטים
בכל רגע נתון מתקיימים בעולם מיליוני פרויקטים, בתחומים ובהיקפים שונים, אך לכולם יש מכנה אחד משותף – הרצון להצליח. מחקרים (Standish Group ואחרים) רבים ומקיפים בדקו את גורמי ההצלחה והכישלון של פרויקטים ומצאו כי כרבע עד שליש מהפרויקטים נכשלים. ומה קורה עם שאר הפרויקטים? חלקם מצליחים וחלקם נעים בין כישלון להצלחה. מה לדעתכם הסיבות לכישלונות הללו? בין הסיבות ניתן למצוא גורמים כגון חוסר בתמיכת הנהלה, חוסר מעורבות בעלי עניין, מטרות עסקיות לא ברורות, מנהל פרויקטים לא מנוסה, דרישות או תכולה לא מלאה, צוות פרויקט לא מיומן ועוד.

מה זה PMO?
PMO - Project Management Office הינה יחידה ארגונית אשר נועדה לסייע בניהול פרויקטי הארגון. תפקידיה, תחומי אחריותה וגודלה של יחידת ה- PMO משתנים לפי הצורך ולפי הארגון בה היא פועלת אך תפקידה העיקרי והמשותף בכולם היא להיות זרוע אחראית על תהליכי התכנון והבקרה של הפעילות הפרויקטאלית בארגון. יחידת PMO איכותית לא תדאג רק לעדכון לוחות הזמנים, לניהול תקציב הפרויקט ולהפקת דוחות אלא תהיה מעורבות גם בבחירת הפרויקטים הפוטנציאליים עבור הארגון על מנת למקסם את הרווח. בנוסף, ה- PMO מרכז את הידע המקצועי בתחום ניהול הפרויקטים ונועד לשפר את היכולת והפרקטיקה של ניהול הפרויקטים בארגון על מנת להביא לשיפור בביצועי הפרויקטים ולהזניק את הארגון קדימה.

איך יודעים שצריך PMO?
כמו בתחום הרפואה, גם כאן ניתן למצוא סימפטומים מקדימים המצביעים על הבעיה הראשית, להלן חלק מהם:

• מטרות הפרויקט ו/או הדרישות לפרויקט אינן ברורות
• תכנון הפרויקט לקוי או חסר
• הדרכות לעובדים אינן מספקות תוצאות
• ניהול משאבים לא יעיל או חוסר במשאבים/עומס על המשאבים
• שינוי במחויבותו של מוביל הפרויקט או בצרכי הארגון
• ניהול פורטפוליו לקוי וחסר שליטה על הפרויקטים הארגוניים
• לא ניתן למנף שיטות עבודה מומלצות הטובות
• אין עקביות בהתנהלות הפרויקטאלית – עדכונים, דיווחים, פגישות
• חוסר בסטנדרטים ומדיניות שמובילים לחוסר יעילות מוגברת
• ועוד

שינוי ארגוני משמעותי
הכרת הצורך בפונקציה ארגונית חדשה היא צעד משמעותי אך עדיין קטן. זהו שינוי ארגוני משמעותי, שאינו קל להשגה ואף יתכן שיתקל בהתנגדויות וקשיים רבים. מעבר לכך, לא קל להמחיש את הערך של כזה שינוי, במיוחד כאשר מדובר בשינוי מצבת כוח האדם והקצאת המשאבים השונים לניהול יחידה ארגונית. הקמת משרד PMO נחשבת להשקעה והחזר ההשקעה (ROI) של משרד זה צריך להימדד במושגי שיפור ביצועים של פרויקטי הארגון. לעיתים, ניתן למדוד החזר השקעה זו גם בצורה של מניעת או הפחתת עלויות כתוצאה ישירה מירידה בכישלון פרויקטים, הפחתה במספר הטעויות או שיטות עבודה שאינן יעילות שונות בהן מטפל ה- PMO ולהן הוא אחראי.

תכנית הקמה
החלטתם להקים יחידת PMO בארגון שלכם. רק רגע! לפני שאתם רצים קדימה, עליכם לחשוב ולהגדיר מספר נושאים.

הגדרת הייעוד
לאיזו מטרה ראשית אתם רוצים להקים משרד לניהול פרויקטים (Project Management Office)? נסו לנסח את הייעוד של יחידת ה- PMO שלכם. אפשרויות שונות יכולות להיות:

1 - לספק תמיכה ניהולית ואדמיניסטרטיבית כוללת לפרויקטים הארגוניים
2 - להקים ולבקר את הביצוע של מתודולוגיית ניהול הפרויקטים של הארגון
3 - לספק תמיכה מקיפה לניהול הפורטפוליו הארגוני ולכל מנהלי הפרויקטים בארגון לפי צורך (תכנון, בקרה, ניהול)

יתכן כי תרצו לשלב בין שלוש הדוגמאות. שימו לב כי הדוגמא הראשונה מתארת פונקציה פאסיבית לעומת הדוגמא השלישית שמתארת פונקציה בעלת יותר תחומי אחריות. בנוסף, קחו בחשבון כי למילים יש כוח ויתכן שהגדרה בצורה מסוימת, יכולה לפתח אנטגוניזם מצד מנהלי הפרויקטים או העובדים בארגון.

הגדרת יעדים
כמו לכל כוח משימה, גם כאן עליכם להגדיר מהם היעדים של משרד ה- PMO. שימו לב כי יעדים צריכים להיות מוגדרים לפי מספר קריטריונים: יעד בר השגה, ברור לכולם, ניתן למדידה. היעד יכול להיות מוגדר בצורה כמותית או בצורה איכותית. דוגמאות ליעדים למשרד לניהול פרויקטים יכולים למשל להיות:

• להעמיק את הידע ולשפר את יכולות הניהול של מנהלי הפרויקטים
• לעזור למנהלי הפרויקטים להפיק ערך
• להגדיל את אחוז ההצלחה של הפרויקטים הארגוניים
• להגיע לבשלות בגרות בניהול פרויקטים (ראה מודל בגרות ®OPM3 או מודל ®CMMI)

הגדרת תחומי אחריות
האם תכנון ועדכון לוחות זמנים לפרויקטים מספיקים לכם בתור תחום אחריות למשרד ה- PMO? במקרה זה יתכן שאינכם צריך יחידה כזו. הערך המוסף של המשרד לניהול פרויקטים יכול להיות משמעותי ביותר לו רק תינתן לו האפשרות וההזדמנות לעסוק בתחומי האחריות הפרויקטאליים של הארגון. תחומי אחריות אלה יכולים להיות רבים ומגוונים, להלן חלק נכבד מהם:

תכנון ובקרת תכולות עבודה; תכנון, עדכון ובקרת לוחות זמנים הכולל איתור בעיות וביצוע הערכות; קיום פגישות תכנון ובקרה, הובלת ועדות היגוי; יישום בקרה ואכיפה של סטנדרטים; בחירת פרויקטים לפורטפוליו הארגוני; הכנת הצעות מחיר; תכנון ובקרת תקציב ותזרים ;הערכת והטמעת כלים לניהול פרויקטים; הכנות ל- ;RFPהדרכה ופיתוח מתודולוגיה לניהול פרויקטים; יישום מדיניות וסטנדרטים; סיוע, ייעוץ, הכשרה והנחייה למנהלי פרויקטים; תכנון ובקרה של תקציב הפרויקט למול עלויות הפרויקט והכנסות הפרויקט; הכנת דוחות סטאטוס תקופתיים; ניהול שינויים (Change Management) והובלת ישיבות ניהול שינויים (CCB); תכנון וניהול משאבים חוצי ארגון בהתאם לסדרי העדיפויות ותוך התחשבות בעומסי משאבים; מעקב אחר התקדמות הפרויקט והרמת "דגלים" אדומים מבעוד מועד; בניית מדדים (KPIs); ניהול סיכונים, כולל זיהוי סיכונים, ניתוחם, תכנון והפעלת תוכניות פעולה, פעולות מונעות ופעולות מתקנות; מענה למכרזים וכתיבת ; RFPאינטגרציה בין פרויקטים ותוכניות – Portfolio / Program Management.

אם המשרד לניהול פרויקטים שלכם רק עכשיו מוקם, אין מה למהר ולהעמיס עליו – נסו להגדיר מספר תחומי אחריות מצומצמים ורק לאחר צבירת ניסיון תוכלו להאציל סמכויות נוספות.

תכנית הקמה
הקמת יחידת PMO הוא פרויקט לכל דבר. אחד השלבים בהם צריך לעבור הוא חקר מצב קיים. זהו השלב שבו למעשה עליכם לשאול מספר שאלות: 1. היכן נמצא הארגון מבחינת הגישה לניהול הפרויקטים שלו? שאלה זו טומנת בחובה את מצב המוכנות של הנהלת הארגון, רמת הבשלות הנוכחית של ניהול הפרויקטים בארגון ורמת היישום של הפרקטיקה. 2. לאן ברצונכם להגיע? 3. איך תגיעו לשם? ולבסוף – 4. עד כמה הצלחתם? ההבדלים בין השאלה הראשונה לשאלה השנייה מעידים על הפער הקיים בארגון. שלב ההקמה הינו השלב הקשה יותר שכן הוא טומן בחובו צורך בידע וניסיון הן בפן המתודולוגי של עולם ניהול הפרויקטים והן בפן המעשי בו דרוש ניסיון בהקמת יחידות ארגוניות בתחום ספציפי זה. חבלי הלידה של תהליך ההקמה יכולים להיות ארוכים וקשים עד להגעה ל"מנוחה" ולשלב בו ה- PMO מתפקד בצורה שוטפת. מומלץ לבצע תקופת פיילוט בה תלווה היחידה מספר פרויקטים ספציפיים בארגון ולאחר מכן בהדרכה יכנסו עוד ועוד פרויקטים תחת אחריותה.
גורמים אשר יתרמו להצלחת הקמת המשרד לניהול פרויקטים יהיו בין היתר:
סבלנות, מנהיגות, גישה חיובית ומערכתית, שיתוף ושקיפות, ניהול ידע ארגוני, תקשורת.

חברת P.M. Team Ltd מתמחה בהקמה וניהול משרדי PMO ובשילוב של כלי תכנון ובקרה לניהול פרויקטים: MS Project / Project Server, Clarizen ו- Primavera בהתאם לצרכי הארגון, , כולל אפיון ופיתוח כלי עזר שאינם במסגרת יכולות מוצר המדף.
בהצלחה,

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
*המאמר מבוסס בחלקו על מאמר של Cutter Consortium – How to establish a project support office: A practical guide to growth and development.