ד"ר רות פירס היא מנהלת פרויקטים, פעילה בתחום הבריאות, מוזיקאית פאנק וחוקרת פמיניסטית, המתמחה בלימודי טרנסג'נדרים ופיתוח קהילה, בארה"ב.
למה המוטיבציה בצוותי הפרויקט היא כל כך חשובה?
כי המוטיבציה היא מהותית. זו הסיבה שאנשים עושים את הדברים שהם עושים.
כאשר אנו מחברים את המטרות של פרויקט לאותם מניעים פנימיים, אנו רואים תוצאות מדהימות. אנשים ילכו רחוק יותר, יחשבו בצורה יצירתית יותר וישקלו אפשרויות נוספות לביצוע הפרויקט.
אם אנו נמנעים מלהתחבר למוטיבציה של כל המעורבים בביצוע הפרויקט, אנחנו מנסים להניע התנהגות מבחוץ וזו עבודה קשה יותר עבורנו, ופחות מספקת עבורם.
חברת פי. אמ. טים מתתמחה בניהול פרויקטים, ייעוץ ניהולי לחברות וארגונים ומספקת שרותי PMO. החברה מפעילה את פי. אמ. טים אקדמי, המכשירה את דור העתיד של מנהלי הפרוייקטים בישראל ומעבירה קורסים בסיסיים ומתקדמים להכשרת מנהלי פרויקטים והכנתם למבחן הסמכת ה- PMP
אז איך עושים את זה? מה הטיפ הטוב ביותר למנהלי פרויקטים שרוצים לעורר את צוותי הפרויקט שלהם לעשות את עבודתם הטובה ביותר?
אנו מניחים שקשה לצוותים מעוררי השראה, ורבים מאיתנו מאמינים שאיננו יכולים לעשות זאת!
למעשה, הגישה בעלת ההשפעה הגדולה ביותר היא מודל ההתנהגות שאתה מחפש. אנשים מעתיקים את מה שהם רואים.
אנחנו עושים את זה בתור ילדים, אנחנו עושים את זה כבני נוער (לעיתים קרובות מפחידים את ההורים שלנו בתהליך) ואנחנו עושים את זה כמבוגרים. זו בדיוק הסיבה שאנחנו לא רוצים שהילדים שלנו יסתובבו עם "ילדים שלהם השפעה מהסוג הלא נכון" וזו הסיבה שאנחנו רוצים שהם יסתובבו עם "הסוג הנכון של האנשים".
אנחנו יודעים, אינסטינקטיבית שהילדים שלנו יעתיקו את מה שמסביבם וזה נכון גם לגבינו בעבודה.
אם אתה רוצה שמחה והתלהבות, היה שופע ונמרץ. אם אתה רוצה מסירות ומחויבות, היה מסור ומחויב. אם אתה רוצה שאנשים יהיו סקרנים- שאל שאלות!
ואם אתה רוצה התנהגויות שקשה לך להוות מודל עבורן - אולי אתה רוצה שאנשים יהיו חברותיים, אבל אתה ביישן, פנה לעזרה של אחרים שיכולים לעצב את זה עבורך. לא רק שהם יעזרו לצוות, הם יתנו לך דפוס התנהגות להעתקה.
כאשר אתה מניע מישהו, הוא מעורב יותר בפרויקט. איך בעצם נראית 'מעורבות'?
מעורבות קשורה קשר הדוק למוטיבציה. זה נראה כמו התלהבות, ניצוץ בעין, מיקוד, התרגשות.
סביר להניח שתבחין ביותר יוזמה יצירתיות, וחדשנות, מצב הרוח בחדר מרומם.
איך משיגים מעורבות?
דרך מצוינת לערב אחרים היא לראות את החוזקות הפנימיות שלהם, איכויות שקיימות בהם ומחכות לפרוץ בפרויקט. אם תצליחו להדגיש אותן ולעזור להם למצוא דרכים להשתמש בחוזקות ובאיכויות אלה, גם אם נראה שההגדרה הרשמית של תפקידם לא מחייבת זאת תוכלו להשיג מעורבות ואיכפתיות של צוות העובדים בהצלחת הפרויקט.
אם יש לך מישהו סקרן ואוהב ללמוד, הקצה לו עבודה על הפרויקט שכרוך באיסוף נתונים או מחקר. אם יש לכם מישהו חברותי שמביע אהבה וחסד, בקשו ממנו להרכיב כמה רעיונות לפעילות צוות, כדי להחזיר לצוות.
פגישות הן דרך מעולה לזהות חוזקות. רשמו לעצמכם את החוזקות שאתם רואים באנשים וקחו אותם הצידה לאחר מכן והביעו את הערכתכם. היה ספציפי לגבי מה שראית ולמה אתה מעריך את זה!
ניהול פרויקטים מבוסס חוזקות היא גישה לניהול פרויקטים המתמקדת באנשים ולא בתהליך. יש לנו כל כך הרבה חומר לגבי אילו תהליכים להשתמש, ובכל זאת ההערכה היא ש- 80%-70% מהצלחת הפרויקט תלויה בצד האנושי של הפרויקטים. (גרטמן וחב', 2001.)
ניהול פרויקטים מבוסס חוזקות מתחיל עם מנהל הפרויקט כדי לפתח מודעות ויישום של החוזקות שלו על בסיס יומיומי. השלב הבא בתהליך הוא לקחת אותו החוצה אל צוות הפרויקט ולאחר מכן לבעלי עניין אחרים באמצעות כלים וטכניקות שונות.
אנו מכסים עוצמות אופי, חשיבה, סגנונות למידה ותכנון וחקירה מעוררת הערכה לבניית מיומנויות במנהל הפרויקט שמגביר מעורבות ומחבר אנשים למניעים האישיים שלהם.
כמובן שישנם גם מקרים שבהם חוזקות מפריעות, ונדרש לפתרון קונפליקטים ומצבים בהם מתקיים שימוש לא הולם בחוזקות.
איך אנשים יכולים לגלות את החוזקות שלהם?
דרך אחת היא לקחת את סקר התווים של VIA בכתובת http://CSPM.pro.viasurvey.org. זהו סקר חינמי ואתה מקבל את הדירוג שלך של 24 חוזקות התווים מיד. וכל מי שייקח את הסקר באמצעות הקישור יקבל מעקב אישי בן 3 חלקים שיעזור לו לקחת את החוזקות ולהתחיל ליישם אותן.
לכולנו יש את כל 24 החוזקות בדרגות שונות, ומחקרים מראים שאנחנו יכולים לטפח חוזקות אופי, כך שזו תמיד אפשרות להגביר את החוזקות הנמוכות שלנו. דבר אחד שחשוב להסביר הוא שהסקר לא מודד חולשות, וחוזקות נמוכות יותר אינן חולשות, אלא רק חוזקות שאנו משתמשים בהן לעתים רחוקות יותר ועם יותר מאמץ.
איך אתה יכול להשתמש במידע הזה כדי לבנות צוות מוטיבציה ומעוגל יותר?
אחת הדרכים להשלים את החוזקות שלנו - במיוחד בעבודה - היא לשתף פעולה עם אנשים שהחוזקות העיקריות שלהם שונות משלנו.
היה לי צוות שחקר את החוזקות שלהם, וברגע שהם עשו זאת, הם רק שמחו לקרוא לאחרים לעזור להם. לדוגמה, האנשים הסקרנים והיצירתיים שלנו שעובדים על עיצוב מוצר חדש היו מבקשים מבעלי פרספקטיבה גבוהה, שיקול דעת ושפיות לבדוק את הרעיונות שלהם. זה לא רק מספק קיצור דרך להשגת החוזקות הללו, הוא גם מטפח שיתוף פעולה, הערכה הדדית ובניית צוות. זה win win win!
הספר שלך מכסה את כל זה. מה הייתה העובדה שהפתיעה אותך בזמן שכתבת אותה?
כתיבת הספר נתנה לי הזדמנות נפלאה להסתכל אחורה על הפרויקטים הרבים שלי ולהתענג על הרגעים שהיו משמעותיים. ערכתי כמה סקרים על מנהלי פרויקטים - כדי לגלות מה חושבים מנהלי פרויקטים ומנהלי פרויקטים שאינם מנהלי פרויקטים על התפקיד וזה היה מרתק.
אני עדיין אוספת את התוצאות, אבל דבר אחד שהפתיע לטובה היה שגם מנהלי פרויקטים וגם מנהלי פרויקטים שאינם מנהלים חושבים שחיוני שיהיה מנהל פרויקט אם אתה רוצה שפרויקט יצליח.
ושתי הקבוצות האמינו שמנהלי פרויקטים גורמים לדברים לקרות!
דבר אחד שהפתיע לטובה היה שגם מנהלי פרויקטים וגם מנהלי פרויקטים שאינם מנהלי פרויקט חושבים שחיוני שיהיה מנהל פרויקט אם אתה רוצה שפרויקט יצליח.
