אתה מנהל לוח זמנים לפרויקט מורכב. לוח הזמנים מכיל מאות עד אלפי שורות ומנוהל ב-MS-Project. אתה לא מוצא את הידיים והרגליים ומרגיש את עצמך כעבד לתוכנת הניהול, כאשר היא שולטת בך במקום שאתה תשלוט בה בצורה יעילה. הטיפים הבאים יעזרו לך להשתלט על המצב!
טיפ 1 – שמירת תכנית בסיס
האם לאחר סיום התכנון זכרת לשמור תכנית בסיס? תכנית הבסיס של הפרויקט היא בעצם 'הקפאת מצב' בו מועתקים שדות כמו זמני ביצוע, תאריכי התחלה ותאריכי הסיום של כל הפעילויות ושל הפרויקט. שמירת תכנית בסיס מעניקה את האפשרות להשוואת תכנון מול ביצוע ולבדוק האם אתה מקדים או מאחר.
טיפ 2 – תצוגות מותאמות אישית
תוכנת ה- MS-Project מספקת סט בסיסי של תצוגות אך באמצעות מספר פעולות פשוטות ניתן ליצור תצוגות מותאמות אישית לפי הצרכים שלך. מדוע זה טוב? לאחר בניית התשתית, תצוגות חדשות עוזרות לנו לצפות במידע ספציפי באופן מהיר ביותר, ללא צורך בהוספת עמודות, הכלת פילטרים ועוד. מה יותר קל מאשר ללחוץ על אייקון על המסך ולראות לדוגמא את כל הפעילויות המאחרות מול תכנית הבסיס!
טיפ 3 – שדות השוואה
מגוון האפשרויות רחב! תוכנת ה- Project מספקת אפשרויות טובות לבדיקה האם הינך עומד בלו"ז או בתקציב. על שדה Finish Variance שמעת? לאחר שמירת תכנית בסיס, שדה זה מחשב, בימים, את ההפרש בין תאריך הסיום הבסיסי [Baseline Finish] לבין תאריך הסיום בפועל/הצפוי [Finish].
קיבלת ערך חיובי – הפעילות מאחרת. מה לגבי Total Slack? גם כן התוכנה מספקת אפשרות לבדיקה אם הפרויקט עומד בתאריך היעד שהגדרת. ערך Total Slack שלילי מציין כי אתה מאחר מול ה- Dead Line המוגדר.
בפעם הבאה נצלול יותר לעומק ונספק כלים מעשיים ליצירת שדות מותאמים אישית, כולל מחוונים גראפיים שיעזרו בבקרת הפרויקט.
לחברת P.M. Team מומחי Ms-Project המנוסים בבנייה, עדכון ובקרת לו"ז לפרויקטים מורכבים ובשילוב מחוונים גראפיים ותצוגות מותאמות אישית בהתאם לצרכי הלקוח.
למעוניינים לרכוש יכולות מקצועיות נוספות לניהול פרויקטים, ניתן לפנות לשרית, 054-4551568,
כותבי המאמר:
יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל, מנהל פרויקטים ו- PMO
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
