אסטרטגיות וטכניקות המשא ומתן התפתחו מאוד בעשור האחרון, יחד עם יישומים מסייעים ביניהם גישור, בוררות ומגוון כלי השפעה ושכנוע שפיתחה הפסיכולוגיה היישומית, אז בואו נתחיל מהמקור - מהו משא ומתן?
ההגדרה המקובלת של משא ומתן (בראשי תיבות: מו"מ) היא כל תקשורת שמטרתה לשכנע או להשפיע על הזולת. משא ומתן הוא מושג חברתי בעל בולטות בתחומי מדעי החברה, הניהול והשיווק ואשר בא לציין את תהליך התנהלותם של דברים (דיבור, שפת גוף, מהלכים) בין שני אנשים או יותר, לצורך הגעה לעסקה.
במשא ומתן ניתן לדון הן בדברים מוחשיים כעצמים, משאבים או כסף, והן בדברים שאינם מוחשיים כגון ידע, כישרון או קניין רוחני."כולנו מנהלים משא ומתן פעמים רבות ביום"(Shell, 1999, p 6) ואכן,Shell ציין כי רוב האנשים מתחילים במשא ומתן בגיל צעיר מאוד. זה מעלה כמה שאלות, החל מ-מהו באמת משא ומתן?
למרות שיש דעות רבות, יש דמיון בין הגדרות רשמיות רבות של משא ומתן, להלן מספר הגדרות, בתרגום חופשי לעברית:
• תהליך ההתקשרות הלוך ושוב לצורך הגעה להסכם משותף על צרכים או רעיונות שונים" (Acuff, 2008, p 6)
• "תהליך שבו אנו מנסים לשכנע אנשים לתת לנו משהו שאנחנו רוצים בתמורה למשהו אחר" (Kublin, 1995, p 18)
• "תהליך של אינטראקציה אופורטוניסטית פוטנציאלית, שלפיהן שני צדדים או יותר, עם איזה סכסוך לכאורה, מבקשים לשפר מצבם באמצעות פעולה משותפת" (Lax and Sebenius 1986, p 11)
בהגדרות הנ"ל יש כמה אלמנטים משותפים. לדוגמה, משא ומתן הוא תהליך שבו מעורבים שני אנשים או יותר באמצעות תקשורת שנועדה לשכנע, כדי לספק את צרכיהם. כמו כן, האנשים המעורבים נכנסים למשא ומתן כי הם מאמינים שהם יכולים לספק את צרכיהם עם פתרון טוב יותר מאשר הם היו יכולים להשיג אם הם פעלו לבד.
Cellich, C., &. Jain (, p252004) הציעו שתי הגדרות, אחת דומה לנ"ל ואחת שונה:
(א) "תרגיל מכני של הצעות והצעות נגדיות המוביל לעסקה"
(ב) "שיתוף מידע ופיתוח מערכת יחסים שעשויה להוביל לעסקה"
הסבר אחד להבדלים טמון בעדשות התרבותיות המשמשות את תהליך המשא ומתן. הסבר אפשרי נוסף הוא שההגדרה הראשונה משקפת פרדיגמה טקטית, ואילו ההגדרה השנייה משקפת נקודת מבט אסטרטגית.
ההנחה הבסיסית של מאמר זה היא כי מיומנויות רכות, בכלל ומיומנויות משא ומתן, בפרט, חשובים למנהלי פרויקטים, וזאת ככתוב במחקר של Skulmoski and Hartman, 2010 .
במחקר הנ"ל מיומנויות המשא ומתן היוו אחת משבע הקטגוריות של היכולות הרכות (Soft Skills) שאותן ניתחו, כאשר 6 קבוצות המשנה של מיומנויות המשא ומתן כללו:
1. שכנוע (Persuasiveness),
2. שיווק ומכירה (Marketing and Selling);
3. בניית הקונצנזוס (Consensus Building);
4. מיומנויות משא ומתן (Negotiation/Facilitation Skills);
5. קונפליקט ויישוב סכסוכים (Conflict and Dispute Resolution Skills), על נושא זה פירטתי במאמרי הקודם – ניהול קונפליקטים בשירות מנהל הפרויקט;
6. מיומנויות גישור/ בוררות (Mediation/ “umpire” skills).
מנהלי פרויקטים צריכים לדעת היבטים רבים של משא ומתן ונדרשים פעמים רבות להוביל, לבצע או להיות מעורבים ב6 מיומנויות המו"מ הנ"ל.
הציטוט של Shell בתחילת מאמר זה מדגיש עד כמה כל אחד מאיתנו מעורב במשאים ומתנים שונים מדי יום, וזה בהחלט חל על מנהלי פרויקטים.
אופיו של מו"מ שמבצע מנהל פרויקט נע בין שגרה לייחודיות, כלומר- הם דומים בכך שהמטרה הבסיסית של משא ומתן היא לפתור סכסוך כלשהו (לעתים קרובות אי הסכמות לגבי הקצאת משאבים); אך הם שונים כי ימי העבודה של מנהל הפרויקט הם לעתים רחוקות שגרתיים ברמת המיקרו- אופי הסכסוך או המשאבים שיש להקצות יכול להשתנות באופן משמעותי. מנהל פרויקט יכול גם לסייע בפתרון קונפליקטים אחרים, כולל חילוקי דעות של בעלי עניין בפרויקט (Project Stakeholders).
מעוניינים ללמוד מו"מ? ניהול קונפליקטים? מיומנויות ניהול? מיומנויות רכות? לחברת פי.אמ.טים ישנן סדנאות בדיוק לכך, לארגונים המעוניינים בכך לקבוצות של עובדיהם, מלאו פרטים בטופס צור קשר בצד שמאל, ונחזור אליכם!
מאמר זה שילב בין ניסיונו של המחבר ומספר מחקרים/מאמרים, המוצגים כאן בסדר הABC:
Acuff, F.L. (2008.). How to negotiate anything with anyone anywhere around the world. New York: AMACOM
Bourne, L. (2007, January). Avoiding the successful failure. PMI Global Congress 2007, Asia-Pacific, Hong Kong, China.
Craddock, W. T. (2010). Five things every project manager should know about negotiation. Paper presented at PMI® Global Congress 2010—North America, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Cellich, C., &. Jain, S.C. (2004). Global business negotiations; A practical guide. Mason, OH: Thomson South Western.
Clampitt, P.C. (2001). Communicating for managerial effectiveness (2nd ed.). Thousand Oaks, CA: Sage Publications, Inc.
Fisher, R., Ury, W., & Patton, B. (1991). Getting to yes; Negotiating agreement without giving in (2nd ed.). New York: Penguin Books.
Kublin, M. (1995). International negotiating; A primer for American business professionals. New York: International Business Press.
Lax, D.A., & Sebenius, J.K. (1986). The manager as negotiator; Bargaining for cooperation and competitive gain. New York: The Free Press.
Lewicki, R.J., Barry, B., & Saunders, D.M. (2010). Negotiation (6th ed.). New York: McGraw-Hill/Irwin.
Nelson, R.R. (2005). Project retrospectives: Evaluating project success, failure, and everything in between. MIS Quarterly Executive, 4(3), 361-372.
Peters, T.J., & Waterman, R.H, Jr. (1982). In search of excellence; Lessons from America's best-run companies. New York: Harper & Row Publishers.
Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK®Guide— Six Edition. Newtown Square, PA: Author.
Shell, G. R. (1999). Bargaining for advantage: Negotiation strategies for reasonable people. New York: Penguin Books.
Shenhar, A.J., & Dvir, D. (2007). Reinventing project management: The diamond approach to successful growth and innovation. Boston: Harvard Business School Press
Skulmoski, G.J., & Hartman, F.T. (2010, March). Information systems project manager soft competencies: A project-phase investigation. Project Management Journal, 41(1), 61-80.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
