זה זמן סיום הפרויקט. זה השלב האחרון במחזור החיים של הפרויקט החזוי, ה"מסורתי" (נקרא גם predictive / waterfall project lifecycle), אבל אפילו פרויקטים אג'יליים נסגרים. זה הזמן שבו מנהלי פרויקטים מבצעים סגירות אחרונות.
אתה בסוף הפרויקט שלך. בלוח הזמנים שלך נותרו כמה שעות בודדות, לסיום עבודות. זה מרגיש כמו סוף עידן, אבל זה עדיין לא נגמר. יש עוד משימות לסיים לפני שתפקידך בהובלת הפרויקט הזה יסתיים.
להלן רשימת בדיקה של 11 דברים שכדאי לעשות במהלך סגירת הפרויקט כדי לוודא שהעבודות אחרונות נעשות ביעילות ובעצם מתבצעות...
- צור והפץ את מסמך סגירת הפרויקט
המשימה הגדולה ביותר היא להשלים את דוח סגירת הפרויקט. זהו מסמך המסכם כיצד התנהל הפרויקט. מסמך סגירת הפרויקט צריך לכלול:
- תיאור של הפרויקט שלך: בדרך כלל אותו סיכום בן 3 שורות שהשתמשת בו בכל דוחות הפרויקט האחרים
- מטרות הפרויקט, קריטריוני קבלה ו/או קריטריוני הצלחה
- הצהרה של עד כמה עמדת בכל אחד מהיעדים וקריטריוני ההצלחה (success criteria) יחד עם כל השונות (project variances)
- הצהרה של עד כמה הפרויקט עמד בתקציב ובלוח הזמנים המקוריים, יחד עם הסבר על כל שונות משמעותית significant variances)).
- אישורים אחרונים ע"י חתימות (Sign off) מהספונסר ומעצמך.
מסמך סיום הפרויקט (project closure document) משווה את מה שתכננת לעשות עם מה שנעשה בפועל ומסביר את השונויות (Variances) אם יש כאלה (וככל הנראה יהיו...). היא מספקת הודעה רשמית כי העבודה, מבחינת הצוות, בוצעה.
חברת פי. אמ. טים הנה חברה לניהול פרויקטים הפועלת בישראל ובחו"ל. החברה מפעילה את פי. אמ. טים אקדמי- המכללה המובילה בישראל להכשרת מנהלי פרויקטים והכנתם לקראת מבחני ה- PMP
בהתאם למערכות של המשרד לניהול פרויקטים שלך (Project Management Office systems), אתה תפיק מסמך אלקטרוני (השתמש בתבנית - אל תיצור אחת מאפס) או תמלא טופס מקוון במערכת ניהול הפרויקטים שלך.
מסמך סגירת הפרויקט שלך לא יעניין את כל בעלי העניין, אבל עבור אלה שכן רוצים לראות אותו, שליחתו ביום האחרון של הפרויקט שלך מותחת קו ומצהירה שהפרויקט הסתיים.
ה PMO (Project Management Office), ירצה עותק וכדאי לשלוח אותו גם לספונסר של הפרויקט ולכל בעל עניין בכיר אחר. שלח עותק לצוות הפרויקט וכן לתיעוד עבורך. לבסוף, ודא שגם למנהל התפעולי (או ללקוח) שלוקח ממך את התוצרים וממשיך את התהליך, לאחר תום הפרויקט, יש עותק.
- סיים את המסירה
יהיו כמה תחומים בפרויקט שלך שלא הצלחת לתדרך עליהם את הצוות התפעולי עד שהפרויקט יסתיים.
שלב הסגירה הוא הזמן לקבל את הפגישה הסופית עם האנשים שימשיכו את תהליכי העבודה עם המוצרים שסיפקת ולוודא שהם מבינים הכל.
תן להם לדעת היכן למצוא:
- יומן של כל ההחלטות שהתקבלו בפרויקט והסיבות לכך
- פרוטוקולים של ישיבות צוות הפרויקט
- ארכיון דואר אלקטרוני
- חוזים הכוללים גירסאות טיוטות ומסלול הדיון סביב השינויים שנעשו
- יומני שינוי (Change logs) כולל כל מה שלא שולב בפרויקט אבל יהווה שיפור טוב לעתיד.
- כל תיעוד שימושי אחר.
תוכניות הפרויקט שלך צריכות לכלול את העבודה הנדרשת להשלמת המסירה לתפעול או ללקוחות.
- ארכיון מסמכי הפרויקט (Archive project documents)
העבר את כל תיעוד הפרויקט האלקטרוני שלך לארכיון. זו יכולה להיות פשוט תיקייה בשם 'פרויקטים סגורים': אין צורך בשום דבר מפואר.
אתה עדיין צריך גישה לקבצים למקרה שלמישהו יש שאלות או שאתה רוצה לעשות שימוש חוזר בכל דבר עבור פרויקט עתידי. אבל אתה לא רוצה שכל המסמכים האלה יסתמו את תיקיות העבודה שלך כשאתה עובר לפרויקטים הבאים שלך.
- עדכון סטטוס הפרויקט
עדכן את הסטטוס של כל הפריטים ברשימות מטלות אלקטרוניות כסגורות. המטלות סגורות, לא? אם לא, יש לכלול אותם במסירת הפרויקט שלך כדי שהצוות התפעולי יוכל לסיים את העבודה.
- הפיצו לקחים שנלמדו (Circulate lessons learned)
סביר להניח שהיה לך מפגש אחד או יותר של הפקת לקחים עד עכשיו. בין אם שיתפת את הפלט בוויקי הייעודי לפרויקט, כמסמך או בפורמט אחר, כל המעורבים צריכים לדעת היכן למצוא אותו. שלב סגירת הפרויקט הוא הזמן להפיץ שוב את המידע שהופק ולקחים, כך שהוא רענן בראשם כשהם עוברים לפרויקט חדש.
בדוק שוב שגם ל-PMO יש את הלקחים.
- שמור מיילים חשובים
עד כמה שאתה טוב בשימוש באחסון רשת משותף עבור הקבצים שלך, כנראה קיבלת הודעות דוא"ל חשובות בתיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יכול לשמור אותם כקבצים בודדים בתיקיות הפרויקט שלך. ניתן גם לשמור קבצים מצורפים ברשת או במערכת אחסון קבצים מקוונת בתיקייה מתאימה.
אתה יכול לארוז את כל האימיילים הקשורים לפרויקט ולאחסן אותם כארכיון עם חפצי הפרויקט האחרים שלך לעיון עתידי.
עם זאת, אם אתה דומה לי מקצועית, הרבה מהחומר לא יהיה רלוונטי לצוות התפעולי או שיהיה שכפול של מה שכבר נמצא בקבצי הפרויקט הראשיים- זו הסיבה שאני שומר אך ורק את החיוניים שבהם.
- ספר לכולם שהפרויקט סגור
תתפלאו לגלות כמה בעלי עניין לא יודעים שהפרויקט שלכם הסתיים ונסגר! חלק מתהליך השלמת הפרויקט הוא ליצור קשר ולספר להם.
דוא"ל יעזור, אם כי מגע אישי יותר יועיל גם לתקשורת מול בעלי העניין העיקריים שלך. השארת הודעה היא בסדר, כל עוד תכלול את פרטי הקשר שלך כדי שיוכלו לחזור אליך.
תן להם לדעת עם מי הם צריכים ליצור קשר עכשיו נקודת הקשר העיקרית שלהם היא לא אתה. אם לא תעשה זאת, הם יניחו שהם עדיין צריכים לפנות אליך בשאלות ולעולם לא תרגיש כאילו עברת לפרויקט חדש.
אם בעלי עניין מסוימים עזרו בביצוע העבודה, זה הזמן להודות להם. אתה יכול לעשות זאת בכתב באמצעות דואר אלקטרוני כולל CC למנהל שלהם אם אתה חושב שזה מתאים. לפעמים זה טוב לתת לאנשים במעלה השרשרת לדעת שהצוותים שלהם עשו עבודה יוצאת מן הכלל.
- התקשר לספונסר (המממן) של הפרויקט
יש לשים את הספונסר ב CC במסמכים ובמיילים אחרים ששלחת ביום האחרון של הפרויקט שלך, כמו דוח סגירת הפרויקט ותיעוד הפקת לקחים. אבל אתה עדיין צריך לשוחח איתו אישית, זה חשוב!
תודה להם על המעורבות והתמיכה. הדגש כל מה שאתה מרגיש שהם צריכים לדעת שיצא מהמסירה שלך לצוות המבצעי. אם אתה עובר לפרויקט חדש, דבר איתם על כך כדי שהם ידעו היכן למצוא אותך אם יש להם הזדמנויות עתידיות.
אל תדלג על השלב הזה, גם אם יחסי העבודה שלך עם הספונסר שלך לא היו כל כך נהדרים. סיום הקשר בנימה חיובית ומקצועית תהיה האופן שבו נותן החסות זוכר אותך וזה יכול להיות חשוב לפיתוח הקריירה שלך בעתיד.
- סגור את התקציב והחוזים
תקציב הפרויקט והחוזים שלך נסגרים בסיום הפרויקט. ודא שכל מה שצריך לעשות נעשה. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא לדבר עם האדם שניהל את הפיננסים של הפרויקט (אם זה לא אתה ?) ולוודא שיש לו את כל מה שצריך כדי לסגור את תקציב הפרויקט.
ייתכן שתרצה לבצע ניתוח ביצועי ספקים בהתייחס לספקים שבהם השתמשת כדי ליידע צוותים שיסתייעו באותם הספקים בעתיד. משוב זריז לגבי איך איך הייתה העבודה איתם ומה היו הביצועים שלהם יחסית לחוזה יכול לעשות הבדל גדול עבור רכש עתידי.
ניתן לאחסן מידע זה עם הניירת של הפקת לקחים (lessoned learned) או להעביר לאדם ב PMO (משרד ניהול פרויקטים) העוסק ברכש/ ניהול ספקים.
טיפ: בדוק את תהליך סגירת החוזה עם רכש. ייתכן שבעצם אין צורך לסגור את החוזה בשלב זה, במיוחד אם הפרויקט עובר למערכת יחסים מתמשכת עם הספק, חמשל מול התפעול של הארגון.
- שחרר את הצוות
'לשחרר את הצוות' פירושו פשוט להיות מודע לכך שאינך יכול להקצות אותם למשימות פרויקט נוספות. הם משוחררים ואינם זמינים עוד ככל שהדבר נוגע לפרויקט המדובר. הם למחלקה שלהם (בהנחה שהארגון הוא מטריציוני) והמנהל המחלקתי שלהם (functional manager) יקצה להם עבודה אחרת.
זה יכול לקרות עם סיום פרויקט מוצלח, או לפני כן אם הפרויקט נסגר בטרם עת.
ספק משוב על ביצועי צוות הפרויקט להם ולמנהלים כדי שיהיה להם מושג כיצד עמיתיהם תרמו. אבל לפני שהם הולכים...
- תודה לצוות
לבסוף, אל תשכח לומר תודה לצוות הפרויקט שלך! עדיף לעשות זאת באופן אישי, אם אתה יכול- רכז אותם לתחקיר אחרון ותאמר תודה. אם יש לך תוכנית ארגונית להכרה ותגמול על השגים (recognition plan), אני מקווה שהגשת בקשה לכך מראש ותוכל לפרגן להם על ההישגים ולתגמל אותם בפגישה הזו.
אל תדאג אם אתה לא יכול לרכז את כולם. התקשר אל האנשים שאינם מסוגלים להיות שם, הודה להם ושאל מה בכוונתם לעשות בהמשך. אתה אף פעם לא יודע מתי האנשים האלה עשויים להופיע בצוות פרויקט עתידי (או אפילו כספונסרים לפרויקט בעתיד), כך שלשמור על קשר מסייע לרשת הקשרים המקצועית שלך.
תלוי כמה זמן אתם ביחד, פיצול הצוות יכול להיות די אמוציונלי. עזבתי בעבר צוותי פרויקטים בעלי ביצועים גבוהים והרגשתי עצוב שלא תהיה לי ההזדמנות לעבוד עם האנשים האלה שוב. אם אתה מרגיש שמישהו יתקשה להסתגל לתפקידיו החדשים, תוכל לדבר איתו או עם המנהל שלו בשקט.
סגירת הפרויקט (Project closure) היא אחד מתהליכי ניהול הפרויקטים החשובים ביותר ומוזכרת גם ב PMBOK של ארגון ה PMI. יש למעשה די הרבה עבודה אינטגרטיבית לביצוע בשלב הסגירה, אז ודאו שאתם נותנים לעצמכם מספיק זמן לכך.
עבור פרויקטים קצרים, אפשר לעשות הכל ולסיים את הפרויקט באותו היום. אם הפרויקט שלך היה גדול ומורכב יותר, ייתכן שפעילויות הסגירה שלך יתקיימו במשך כמה ימים.
עדיף לקחת את הזמן כדי לעשות אותם נכון ולהסכים מראש על ביצוע משימות הסגירה על פני מספר ימים מאשר לנסות להשלים הכל בחיפזון ולהחמיץ כמה שלבים בדרך, סגירה מסודרת ושמירת מידע תסייע בתכנון וביצוע פרויקטים בעתיד, ותהווה נכס ארגוני (organizational assets).
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
