ניהול עלויות הוא תהליך של תכנון וניהול תקציב של עסק או פרויקט. במקרה של פרויקט, ניהול עלויות יעיל עוזר למנהל הפרויקט להעריך כמה יעלה הפרויקט וכן הוא עוזר להגדיר בקרות כדי להפחית את הסיכוי שהפרויקט יחרוג מהתקציב.
ניהול עלויות הוא אחד מנושאי האחריות החשובים ביותר של מנהל פרויקט; פרויקטים תמיד זקוקים למשאבים כמו חומרים, עבודה וציוד שעולים כסף רב. עלויות אלה חייבות להיות מוערכות ותחת בקרה לאורך כל מחזור החיים של הפרויקט כדי להשלים את הפרויקט.
ניהול עלויות יעיל דורש מעקב אחר עלויות, משאבים ועומס עבודה בפרויקט. ניהול מסודר של לוחות הזמנים של הפרויקטים (תרשימי הגאנט), לוחות השנה של הפרויקטים מאפשרים לך לנהל עלויות, זמן ומשימות במקום אחד.
4 צעדים בסיסיים לניהול עלויות נכון
ארבעת השלבים שלהלן מתארים כיצד פועל תהליך ניהול העלויות בניהול פרויקטים.
- תכנון משאבים
תכנון משאבים הוא תהליך של חיזוי דרישות משאבים עתידיות עבור עסק, פרויקט או היקף עבודה. כדי ליצור תוכנית משאבים, עליך להתחיל בהגדרת היקף הפרויקט, מסמך המפרט את פעילויות הפרויקט שיבוצעו.
לאחר הגדרת פעילויות הפרויקט, מנהלי פרויקטים מסתמכים בדרך כלל על נתונים היסטוריים, חוות דעת של מומחים וכלים לתכנון משאבים כגון מבנה פירוק משאבים כדי להעריך היקפי המשאבים שיידרשו.
- הערכת עלויות
הערכת עלויות מורכבת מהקצאת עלויות למשאבים הדרושים לך לביצוע הפרויקטים שלך, כגון עבודה, חומרים וציוד. הערכת עלויות היא אחד השלבים החשובים ביותר בתהליך ניהול העלויות מכיוון שהיא פורסת את הבסיס לתקציב הפרויקט שלך. ישנן מספר טכניקות להערכת עלויות בהן תוכל להשתמש בהתאם למאפייני הפרויקט שלך.
- תקצוב עלויות
בהתבסס על הערכות העלויות שלך, כעת תוכל לבנות תקציב פרויקט, שהוא פשוט הסכום של כל עלויות הפרויקט שלך. הקפידו לכלול את כל סוגי עלויות הפרויקט, לרבות עלויות ישירות, עקיפות, קבועות ומשתנות. תקציב פרויקט צריך לכלול גם עתודות חירום למקרה שיש עבודה שצריך לבצע מחדש, או שגורם לא צפוי או סיכון שהתממש פגעו בפרויקט. בצד זה חשוב לאמץ אסטרטגיות להפחתת סיכונים.
לאחר תחילת הפרויקט, תקציב הפרויקט הוא קו בסיס המשמש להשוואת עלויות בפועל לעומת עלויות משוערות. לכן, תקציבי הפרויקט מאפשרים למנהלי פרויקטים להבין במהירות אם העלויות שלהם גבוהות מדי ואם קיים סיכון לחריגת עלויות.
- בקרת עלויות
בקרת עלויות מתייחסת לכל הפעילויות, ההנחיות והנהלים שננקטו כדי למזער ולעקוב אחר עלויות הפרויקט. בקרת עלויות לקויה יכולה להשפיע על הרווחיות של פרויקט, אך למרבה המזל תוכנה לניהול פרויקטים יכולה לעזור לך לעקוב בקלות אחר העלויות בעזרת כלים כגון דפי זמן, מתכנני עומס עבודה וכלי מעקב ניהול פרויקטים.
ניתן לתעד את התפוקות של 4 השלבים הללו בתוכנית לניהול עלויות, מרכיב קריטי בתוכנית הפרויקט.
מהי תוכנית ניהול עלויות?
תוכנית ניהול עלויות נשמעת פשוטה. זה מתווה של הערכת העלות עבור הפרויקט - אבל זה כולל את כל ההקצאה וכיצד מנהל הפרויקט ישלוט בעלויות האלה כדי להביא את הפרויקט לפי התקציב.
תוכנית ניהול עלויות חייבת לקחת בחשבון את המשאבים המשפיעים על תקציב הפרויקט, בין אם חומרים או אנשים. ישנן גם עלויות קבועות, משתנות ותקורה. את כל אלה יש לחשב כדי לדעת מה תהיה המחויבות הכספית שלכם לפרויקט.
אחרון חביב הוא בעל העניין, שיש לו אינטרס להפחית עלויות. חריגה בעלויות היא בעיה שחווים פרויקטים רבים, אך לא כזו שבעלי העניין יהיו סבלנים כלפיה. זכור את בעלי העניין בעת גיבוש תוכנית ניהול העלויות שלך. הם צריכים להישאר בעניינים ולקבל דוחות לאורך כל הפרויקט.
מתווה תוכנית ניהול עלויות
להלן כמה מרכיבים מרכזיים שחייבים להיכלל בתוכנית לניהול עלויות:
שיטות אומדן: הסבר איזו שיטת הערכת עלויות הופעלה, כגון פרמטרית, מלמטה למעלה, אמידה תלת נקודתית וכו'.
יחידות מידה: כדי למדוד עלויות בצורה מדויקת, חשוב לקבוע יחידות מידה עבור העבודה, החומרים והציוד שלך. כמה דוגמאות ליחידות מדידה יכולות להיות שעות צוות, רגל מרובע, טונות, קילוגרמים וכו'.
עלות בסיס: בהתבסס על הערכות העלות שלך, עליך להגדיר עלות בסיס המסמנת את מגבלת ההוצאה עבור הפרויקט שלך.
סף בקרת עלויות: קביעת ספים לניטור ביצועי עלויות חשובה. זה פשוט אומר שכאשר השינוי בעלויות מגיע לאחוז מסוים, צוות הפרויקט ינקוט פעולות לניהול עלויות.
שיטות מדידת ביצועים: קבע כיצד ביצועי העלות יימדדו כדי לראות אם אתה עומד ביעדים ובציפיות של הפרויקט. כדי לעשות זאת, תזדקק למערכת מעקב עלויות וטכניקות ניהול ערך הרווח (EVM).
הנחיות דיווח: עליך להיות בעל פורמט וערוצי תקשורת כדי לדווח על הממצאים שלך בזמן שאתה עוקב אחר התקדמות הפרויקט ומציג את הנתונים הללו לבעלי העניין שלך.
מדוע ניהול עלויות חשוב?
הסיבה העיקרית לכך שניהול עלויות חשוב כל כך בניהול פרויקטים היא שתוכנית ניהול העלויות שלך כוללת את ההנחיות והנהלים הדרושים כדי לעמוד בתקציב. זה קריטי מכיוון שאם לא כן, הארגון עלול להפסיד כסף כאשר העלויות עולות על הרווחים.
תהליך ניהול העלויות מתחיל בשלב התכנון של הפרויקט, בו מוערכים עלויות ולאחר מכן מוגדר תקציב הפרויקט. לאחר מכן, כאשר הפרויקט מבוצע, ההוצאות מנוטרות בקפידה ומתועדות כדי לוודא שהן תואמות את התקציב.
כאשר יש לך תקציב פרויקט, הוא קובע קו בסיס לעלויות הפרויקט. זה אומר שהוא קובע את ההחלטות והכיוונים שאתה לוקח בעת ניהול העלויות בפרויקט שלך. זה עוזר לך לשמור על הפרויקט על המסלול מבלי להוציא יתר על המידה.
טיפים לניהול עלויות
להלן כמה טיפים שכדאי לזכור כשאתה עובד על ניהול עלויות הפרויקט שלך.
תוכנית לאינפלציה: התמחור אינו חקוק באבן, וכל תקציב טוב ייקח זאת בחשבון על ידי מתן אפשרות למגוון של עלויות.
חשבו על אסונות טבע או אירועים פוטנציאליים: צפו שהבלתי צפוי עלול להישמע טיפשי, אבל חייב להיות לכם מקום בתקציב שלכם לאירוע מזג אוויר, בעיה אישית או לא ידוע אחר שיעכב את הפרויקט.
עלויות בלתי צפויות אחרות: לא כל העלויות הבלתי צפויות הן אקראיות. יכולות להיות בעיות משפטיות, קנסות הקשורים לפרויקט או עלויות עבודה בלתי צפויות, כל אלו אינכם יכולים לתקצב, לכן חשוב שתשמרו רזרבה בתקציב שלכם, מקובל לקרוא לרזרבה התקציבית- רזרבה תקציבית ?, רזרבה ניהולית- management Reserve בלשון ה® PMBOK, תקציב עבור בצ"מ (בלתי צפוי מראש), תקציב עבור בנ"מ (בלתי נצפה מראש).
מעקב בזמן אמת: הסתייעות בתוכנה לניטור התקציב בזמן ביצוע הפרויקט היא המפתח לניהול העלויות. עם זאת, אם אתה מסתכל על נתונים שאינם עדכניים, לא תוכל לפעול במהירות מספקת כדי לפתור בעיות. לכן, אתה רוצה שתהיה לך תוכנה עם מעקב אחר נתונים בזמן אמת.
השב מיד: ללא קשר לאופן שבו אתה מגלה אי התאמה בעלות הפרויקט שלך, עליך לפעול מיד. ככל שאתה מחכה יותר, יותר כסף מבוזבז.
גודל בהתאם: יש אנשים שחושבים שפרויקטים קטנים יותר אינם זקוקים לניהול עלויות הפרויקט. אבל קטן או גדול, תרצה לנהל עלויות.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
