5 דרכים לגרום למדדי PMO לעבוד טוב יותר

אתה כנראה מודד מגוון דברים בפרויקט שלך. ראיתי אנשי PMO עוקבים אחר מספר סיכונים פתוחים, פרויקטים שנסגרו החודש ומספרים אחרים שהם די חסרי משמעות מחוץ להקשרם. הנה 5 דרכים לגרום למדדים שלך לעבוד טוב יותר על מנת שאלה יקנו לך מידע שימושי יותר, לקבלת החלטות, בהשראת מאמר 'מדידת מה שחשוב' מ-PMI.

1. למדוד לעתים קרובות יותר

מחקר שנערך על ידי PMI ו-PwC מצא שרק 41% מה-PMOs מדדו וסקרו באופן עקבי ביצועים. אם אתה לא מודד באופן קבוע, איך אתה יכול לעקוב אחר מגמות?

הם גם גילו שכמחצית מה-PMOs בילו זמן בתקשורת להנהלה בכירה (C-suite  שזה אומר מנכלי"ם, סמנכלי"ם) על אבני דרך והשפעות על הפרויקט. אני יודע שבחלק מהארגונים ל-PMO אין קו ישיר למנהלים (למרות שאני חושב שהם צריכים). שיפור התפיסה של ה-PMO מסתמך על המידע הנכון של האנשים הנכונים.

פעולה: ודא שיש לך לוח זמנים קבוע למדידה כדי שתוכל ללכוד ולעקוב אחר מגמות.

למשל באספקת שרותי PMO לפרויקטים של עיריית חריש (חברת פי.אמ.טים זכתה במכרז להקמת והפעלת ה PMO) הפיק ה PMO (תחילה אני בהקמה של ה PMO והרגלת הארגון לעבודה עם PMO , הטמעת שיטות עבודה,  ואח"כ אנשי PMO שלי, עובדי פי.אמ.טים בע"מ, ששיבצתי בעירייה, חנכתי והחליפו אותי המשיכו כך) דוח שבועי, בכל יום חמישי, שנשלח במייל למנכ"ל עיריית חריש, למנהלי האגפים, למנהלי הפרויקטים (שבעבודה משותפת איתם הופק הדוח) ובו תמונת מצב של כל הפרויקטים:

פי. אמ. טים מפעילה את האקדמיה לניהול פרויקטים ומכשירה באמצעות מגוון קורסים למסדות ולאנשים פרטיים את דור העתיד של מנהלי הפרויקטים בישראל. אנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר לקבלת פרטים נוספים על מגוון קורסי ניהול הפרויקטים המוצעים על ידינו

שורה לכל פרויקט ובה:

אחו התקדמות, תאריך סיום משוער (תאריף עכשוי, "חי") מול תאריך יעד (תאריך בסיסי, שנשמר בבייסליין), פער מחושב ביניהם עם קידוד בצבע:

ירוק אם יש צפי להקדמה, או סיום בזמן.

אדום אם יש צפי לאיחור (אין בעמצע)

וכמה מילים של השורה התחתונה לכל פרויקט (בעמודת סטאטוס).

להלן דוגמא חלקית ביותר, של חלק מהדוח השבועי (וגם בו רק שניים מהפרויקטים, רק של אגף הנדסה), דוח פשוט לביצוע, הנתונים היבשים הגיעו מתוכנית העבודה ב MSPROJECT, השורה התחתונה ("סטאטוס")נכתבה על ידי ה PMO, שחי את הפרויקטים ואת השטח:

 

#	מספר מגרש	שם פרויקט	מנהל פרויקט	אחוז התקדמות (כולל משימות התכנון וההיערכות, לא רק ביצוע)	סטאטוס	תאריך משוער לסיום(לפי ת"ע)	תאריך יעד	פער
1	206,207	בית ספר תיכון	אאא	45%	קידוח כלונסאות הסתיים בתאריך : 04/12/19 זמנים אכן צומצמו בשלב יציקת ריצפה ראשונה, שהסתיימה התקבל היתר מלא ב23.01.2020 סיום קומת קרקע בוצע ב26.2.20 תאריך סיום עבודות שלד נדחה לתאריך: 30/04/20 תאריך סיום עבודות גמר 10/07/20	25/08/2020	01/09/2020	7
7	251 (קודם 249)	אשכול 4 גני ילדים	אאא	40%	יש קבלן זוכה, החוזה נחתם באיחור (עיכוב מצד הרשות) קידוח ויציקת כלונסאות-בוצע והסתיים ב16.03.20 התקבל היתר ביסוס, דחייה בקבלת היתר מלא- העבודה בוצעה להיתר, אך ועדה סגורה בגין משבר הקורונה, לכן לא ניתן כרגע לקבל היתר מלא בבדיקה האם הועדה יכולה להתכנס בשיחת ועידה	03/09/2020	01/09/2020	-2

2. שתפו פעולה בארגון

דבר נוסף שהודגש על ידי מחקר PMO היה שמדדים נקבעים לרוב על ידי אנשים שאינם ה-PMO ושאינם C-suite (הנהלה בכירה- מנכלי"ם, סמנכלי"ם וכיו"ב). בין אם אתה נותן הספונסר לפרויקט, מנהל בכיר בפרויקט או מנהל הפרויקט כולו, וודא שאתה מערב את האנשים הנכונים בשיחה על מה שצריך למדוד.

יותר שיתוף פעולה בין צוותי ה-PMO והאספקה ​​והמנהלים האחראים על קביעת האסטרטגיה אמור להיות שאתה מודד דברים שמדגימים אם הארגון מתקרב ליעדים האסטרטגיים.

פעולה: בדקו שהמדדים שלכם תואמים את החזון האסטרטגי של החברה ושהאנשים הנכונים היו מעורבים בהמצאתם.

3. התמקדות במדדים מבוססי תוצאה

מדדים מבוססי תוצאות הם אלה המשקפים את מה שהושג בפרויקט מבחינת תוצרים ושינוי. הם שונים ממדדי ניהול הפרויקט של לו"ז, עלות ותכולת עבודה (הערה: אלה עדיין שימושיים, אבל הם לא הדבר היחיד שאתה צריך לעקוב אחריו).

פרויקטים קיימים כדי להביא לשינוי. זה מה שחשוב: ההשפעה שיש לעבודה על הארגון.

פעולה: סקור את המדדים שבהם אתה משתמש כדי לעקוב אחר הפרויקט שלך וראה אילו מהם מבוססי תוצאות. האם זה מספיק?

4. סקור מדדים באופן קבוע - ועם האנשים הנכונים

לאחר הגדרת המדדים (Measures) שלך לקבלת נתונים, בדוק אותם. הקפידו לקבל מידע ממגוון רחב של בעלי עניין: אלה שאוספים נתונים עבור המדידה, אלה המשתמשים במדד לקבלת החלטות, ה-PMO וצוות הפרויקט, יחד עם כל אדם אחר שיש לו חלק בתוצאה .

חשבו - האם המספרים או התוצאות מספרים לכם מה חשבתם? האם הם מספקים נתונים מדויקים ומהימנים שניתן ליישם על פרויקטים שונים בצורה משמעותית? אם לא, מדוע? אולי המדדים צריכים להתאים כדי לוודא שהם משרתים כראוי את ייעודם.

פעולה: קבע זמן כדי לחשוב על התועלת של המדדים שיש לך.

5. הגדירו הצלחה

לבסוף, הגדירו איך נראית הצלחה. מהם מדדי ההצלחה (Success Criteria)?

אילו פרמטרים עבור המדדים שלך מייצגים ציון 'טוב'? מתחת לאיזו רמה תזדקק להתערבות ההנהלה? מהם הדגלים האדומים שידחפו את הפרויקט לסטטוס אדום?

איסוף נתונים זה דבר אחד - אבל היכולת להשתמש בהם זה משהו אחר לגמרי. בנוסף, קשה יותר לתפוס חלק מהתוצאות הרצויות 'הנוזלות' כמו שינוי תרבותי או שביעות רצון של לקוחות עם מספר בודד. כנראה שיהיה עליך לשלב מספר מדדים כדי לקבל תמונה מלאה של רמות הביצועים הנוכחיות.

פעולה: סקור את הפרמטרים שנדרשים לשקף הצלחה או אי הצלחה בהתייחס למדדים שלך.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד

 מאמר זה נכתב ע"י

       דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
       מנכ"ל ומנהל פרויקטים