בתאריך 10/12/2013 כתב שר התחבורה מר ישראל כץ בעמוד הפייסבוק שלו כי הוא כי הוא בדרכו לחנוך את מחלף דרור החדש, שהיה צפוי להיפתח מספר ימים לאחר מכן: "היה קשה לדמיין את התוצאה הסופית והנה היום המחלף עומד על תילו". מספר ימים לאחר מכן הכבישים קרסו, שקעו, התעוותו ונוצרו כפלי קרקע אשר גרמו לדחיית פתיחת המחלף ולהשקעה כספית נוספת מעבר לתקציב 320 מיליון ₪ (לקריאת כתבה בנושא מן התקשורת). לו רק השר ו/או אנשי התכנון והביצוע היו שומעים על שיטת Pre-Mortem.
כישלון ושלבי הפרויקט
פרויקטים רבים ברחבי העולם נכשלים או בסופם מסתבר שהתכנון היה לוקה בחסר ויש צורך בהשקעת זמן וכספים נוספים על מנת לתקן את הבעיה, אך אין צורך ללכת רחוק על מנת למצוא דוגמאות גם בישראל: מחלף חולון מזרח, אסון גשר המכבייה, קריסת מרפסות גינדי בחדרה ועוד. כולם מכירים את חמשת תהליכי הפרויקט: יזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה וסגירה. לצערי, יש גם שלב שישי: כישלון / חיפוש אשמים / אספקת תירוצים / תביעות כספיות / מתן עונשים / חלוקת שבחים וכבוד ל-לא משתתפים. אז נשאלת השאלה – למה לא לעשות זאת אחרת?
כדור הבדולח של הפרויקט
אתם מנהלים פרויקט, שלב התכנון של הפרויקט הסתיים ואתם צעד לפני תחילת הביצוע. כעת, הסתכלו קדימה בזמן אל מועד סיום הפרויקט....הפרויקט שלכם נכשל! שיטת Pre-Mortem (הוצגה ב-2007 על ידי Gary Klein) היא כדור הבדולח של הפרויקט. אז מה היא בעצם השיטה? שיטת Pre-Mortem היא גישה ניהולית באמצעותה מבצעים ניתוח קדימה ולא אחורה, מן הפקת לקחים כבר בשלב ההתחלה וזאת על מנת לזהות כשלים לפני התרחשותם. שימו לב כי הדגש כאן הוא בגישה פרואקטיבית. גישה זו ניתן גם לשלב כחלק מתהליך זיהוי הסיכונים (לא ניתוח הסיכונים) של הפרויקט.
שלבים לביצוע
שלב ראשון – הכנת הצוות
הצוות צריך לקבל הסבר ולהיות מודע לכך שהוא הולך להשתתף בתהליך ניתוח, כאשר תהליך זה מתבצע לאחר סיום תכנון הפרויקט. מומלץ לפנות זמן מוגדר מראש וכן חברי הצוות צריכים להיות מודעים לתוכן הפרויקט.
שלב שני – הפרויקט נכשל...בואו נצא לדרך
לאחר התמקמות והסבר קצר על הפרויקט, הצוות מונחה להסתכל אל העתיד דרך כדור בדולח או לדמיין מסע בזמן אל יום לאחר השקת הפרויקט / מסירתו ללקוח ולחשוב כי הפרויקט נכשל לחלוטין! כבר בשלב זה כל אחד מנסה לחשוב מה גרם לפרויקט להיכשל כל כך.
שלב שלישי – 5 דקות...זמן להפעיל את הדמיון
קבוצת המשתתפים מקבלת מספר דקות על מנת לזהות את הגורמים הפוטנציאליים לכישלון. כל אחד רושם את כל הסיבות שהוא חושב שהביאו לכישלון כאשר ניתן גם לציין את התרחשות הגורמים על ציר זמן. היופי של שלב זו האינטואיציה השונה של כל אחד מחברי הצוות. כל אחד הוא בעל צורת חשיבה שונה והידע הקולקטיבי של הקבוצה גדול מהידע של כל אחד בנפרד. בנוסף, אין כאן הגבלת דמיון וכל סיבה תירשם.
שלב רביעי – תוצאות
המנחה עובר בסבב אחד אחד וכל אחד בתורו מציין בקול רם סיבה אחת לכישלון. במהלך הסבב, כל הסיבות נרשמות על הלוח. גם סיבות וגורמים חוזרים שכבר צוינו על ידי מישהו אחר נרשמים על הלוח וזאת בכדי לספור את מספר המופעים לכל גורם. יש לבצע סבב נוסף כל עד לסיום ציון הגורמים על ידי המשתתפים. בסוף שלב זה מתקבלת רשימה מקיפה של גורמי כישלון אפשריים וחלוקתם לקטגוריות.
שלב חמישי – בדיקה ודיון
לאחר קבלה של רשימה מקיפה, מתבצע מעבר חוזר על רשימת הגורמים. זה הזמן בו בוחרים את הגורמים בעלי החשיבות הגדולה ביותר וכן מתבצעת חשיבה ראשונית (בלבד) על דרכי התמודדות / הימנעות. יש לקבוע מועד נוסף לניתוח מעמיק יותר של הנתונים.
שלב שישי – תחזוקה תקופתית
בכל מספר שבועות/חודשים, יש לעבור על הרשימה הראשונית ולבצע בדיקת סטאטוס של כלל הגורמים, כמו כן לבדוק בעיות חדשות העלולות לצוץ.
מהם יתרונות השיטה?
- גישה פרקטית - קלה להבנה, הכנה קצרה
- כל קול נשמע - אנשים נוטים שלא להשמיע קול פסימי או עד לאחר שקרה משהו. בתהליך בו כולם 'שליליים', חברי הצוות לא יפחדו לחשוף את דעותיהם
- טכניקה יצירתית - אין הגבלה על רמת הדמיון, מעודד חשיבה מחוץ לקופסא
- הימנעות מלחץ קבוצתי - הקבוצה לא חייבת להגיע להחלטה משותפת. דעת יחיד שלעיתים לא נחשבת בקבוצה, מקבלת מקום
חברת P.M. Team מומחית בניהול סיכונים וניהול לוחות זמנים עבור פרויקטים מורכבים.
למעוניינים לרכוש יכולות מקצועיות נוספות לניהול פרויקטים, ניתן לפנות לשרית, 054-4551568,
למעוניינים ללמוד כלים ושיטות לניהול פרויקטים ולהשתפר בניהול פרויקטים אנו מציעים קורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן הסמכת ה®PMP, למידע נוסף יש למלא את טופס הצור קשר בצד שמאל או לפנות ישירות לשרית באמצעות פרטי הקשר הנ"ל.
כותב המאמר:
יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
